ALLT FLER Kommuner & regioner SATSAR PÅ Beslutsstöd

Kommuner och regioner står inför olika utmaningar i form av besparingar, effektiviseringar och digitalisering. Därtill finns behov av förbättrad ledning och styrning och att effektivisera arbetssätt och processer. Men digitalisering behöver inte bara vara en utmaning – det är också en del av lösningen!

Många kommuner och regioner undersöker idag möjligheterna att tillgängliggöra information och underlätta ett effektivt beslutsfattande genom moderna och behovsanpassade verktyg för beslutsstöd. Genom förbättrat beslutsstöd, automatisering och smartare hantering av information kan tid och resurser frigöras till där de behövs mest – att skapa ökat värde och verksamhetsnytta.

En del kommuner och regioner har kommit långt i sitt utvecklingsarbete medan andra nyligen har börjat identifiera behovet. Dagens beslutsstöd underlättar arbetet med att sammanställa information från olika system – både gemensamma och förvaltningsspecifika. Detta bidrar till effektivare rapportering och spridning av kvalitetssäkrad information ut i organisationen.

Behovet av beslutsstöd hos kommuner

Behoven ser olika ut hos kommuner beroende på hur man valt att organisera och leda sin verksamhet. De system som används är ofta både kommungemensamma- och verksamhetsspecifika system för olika delar av förvaltningsorganisationen, till exempel skol- och socialförvaltning.

Ekonomi- och HR-system är oftast kommungemensamma och innehåller information som hela organisationen behöver kunna ta del av – från förvaltningschefer och verksamhetschefer ut till enhetschefer.

De verksamhetsspecifika systemen handlar om ”lokala behov”, exempelvis inom skolan där schemaläggning och kunskapsdokumentation är centrala delar. Eller inom vård och omsorg där schemaläggning inom hemtjänst, journalsystem och registrering av vårdinsatser måste fungera på ett smidigt sätt. Dessa behov tillgodoses ibland genom mer eller mindre ”inlåsta” verktyg från olika systemleverantörer.

Stor nytta i landets regioner

Landets Regioner ansvarar för en effektiv sjukvård och den kollektiva – såväl som den regionala utvecklingen. Här ser vi stora tjänsteorganisationer där vissa också är de största arbetsgivarna i Sverige. På samma sätt som hos kommunerna upplever vi att det finns ett stort intresse av beslutsstöd och planeringsapplikationer inom HR-området över samtliga förvaltningar. Men i stora organisationer ökar komplexitet och ledtider, det kan dessutom vara svårt att komma överens och konkretisera gemensamma behov och begrepp. I samma region sitter ibland olika förvaltningar och jobbar på olika sätt i samma system, vilket ofta bubblar upp till ytan i beslutsstödsprojekt.

Beslutsstödsverktyget är bara en del av lösningen

Idag råder ofta frustration kring bristen på överblick och möjlighet till att kunna göra kvalificerade analyser av kvalitetssäkrad information, ett område där dagens verktyg för beslutsstöd kan underlätta arbetet för många. Men verktygen är bara en del av lösningen! Beslutsstöd måste alltid utgå ifrån verksamhetens specifika behov.

Det är minst lika viktigt att få med sig medarbetarna som att ha rätt verktyg och systemstöd på plats. Involvera därför medarbetare på alla nivåer och säkerställ att ert framtida beslutsstöd utgår från verksamheternas behov och arbetssätt.

Det finns inget ”one size fits all” inom beslutsstöd. Standardiserade- och paketerade lösningar medför oftast att verksamheten tvingas anpassa sig till systemen istället för tvärtom (så som det borde vara). Se därför till helheten, inte bara till verktyg och system, för att framgångsrikt kunna effektivisera och underlätta beslutsfattande med kvalitetssäkrad information!

Vad krävs för ett framgångsrikt införande och hur kan vi hjälpa er?

Genom att inte enbart betrakta effektivt beslutsfattande och kvalitetssäkrad information som en fråga om teknik och verktyg, skapas betydligt bättre förutsättningar. Flera delar måste finnas på plats för ett framgångsrikt införande och genomförande.

VISION OCH STRATEGI
Förståelse för att data är en nödvändighet för att kunna tillgängliggöra information och underlätta ett effektivt beslutsfattande. Beslutsstödsstrategin är därför en naturlig del av den övergripande verksamhetsstyrningen. Långsiktiga målsättningar och planer för att uppnå dessa behöver konkretiseras. Vi kan hjälpa er att säkerställa att beslutsstödsstrategin blir en naturlig del av den övergripande strategin och att rätt initiativ startas för att nå önskvärd position.

STYRNING
Tillsammans säkerställer vi att styrmodellen bidrar till ett effektivare beslutsfattande och att styrningen utförs med effektiva och moderna verktyg. Vi sätter upp de ramverk och strukturer som behövs för att möjliggöra såväl frihet som kontroll.

ORGANISATION
Utveckling av ledarskap, arbetssätt och organisation för att kunna förverkliga målbilden. Med förändringsledning som centralt inslag säkerställer vi rätt kompetens, roller och mandat för att kunna agera på de nya möjligheterna som uppstår med data och insikter.

DATA
Vi kan ta fram enskilda lösningar såväl som helhetslösningar för att ta vara på och få ut det mesta värdet av datatillgångarna. En säker och effektiv tillgång till data är nödvändigt för att kunna skapa och underlätta nya insikter. Med hjälp av ett datalager eller en masterdata management-lösning hjälper vi er att få kontroll och struktur på er data en gång för alla, så att ni får en källa till sanning och ett gemensamt sätt att arbeta på. Detta är grunden för en bra analys!

VERKTYG
Rätt verktyg för rätt ändamål och på rätt plats. Val av digitala verktyg ska givetvis vara i linje med övriga strävanden kring strategi, styrning, data och organisation.

FRÅN EXCEL TILL KONTROLL – REGION SKÅNE FICK EN ENKLARE OCH SÄKRARE PERSONALPLANERING

”Idag jobbar alla linjechefer med en gemensam, standardiserad modell som har processer som är enkla att följa. Användarna kan arbeta i realtid och följa förändringar i olika variabler smidigt och enkelt.” – Thomas Risberg Ekonomichef på Medicinsk Service

LÄS MER OM REGION SKÅNES RESA

Några olika tillämpningsområden och kundcase

PREDIKTION AV ÅTERINLÄGGNING HOS STÖRRE SVENSK REGION

UTMANING
I denna region är psykiatrivården under tung belastning. Flera läkare behöver komma överens om prioritering mellan patienter. Brutna vårdkedjor (patienterna skrivs ut för tidigt och får återfall) leder till sämre kvalitét, längre vårdtid och högre kostnader. Stora mängder text i journaler gör det svårt att skapa sig en överblick och insikt i längre vårdtillfällen och vårdkedjor.

LÖSNING
Prediktera sannolikhet att en patient kommer att återkomma för mer vård inom en snar framtid baserat på bland annat fritext i journaler.

AFFÄRSNYTTA
Läkarna på psykiatrin kan använda prediktionsresultatet som ett andra utlåtande på prioritering av patienter.

TEXTANALYS AV MEDARBETARENKÄTER HOS STÖRRE SVENSK REGION

UTMANING
Denna region får in tusentals enkäter från sina medarbetare varje år. Tidskrävande och partiskt om fritextsvar ska analyseras manuellt. Ofta läses bara små urval av texter för att försöka bilda sig en helhetsuppfattning.

LÖSNING
Textanalys av alla fritextsvar för att hitta de viktigaste återkommande ämnena (grupper av ord) och presentera dessa i ett interaktivt visuellt gränssnitt.

AFFÄRSNYTTA
Opartisk sammanfattning av texter. Stora tidsbesparingar. Möjlighet att identifiera och agera på insikter som annars drunknar i stora textmassor.

OPTIMERA SKIFTSCHEMALÄGGNING

UTMANING
24/7-verksamheter och andra personalintensiva verksamheter har ett stort behov av att lägga tillförlitliga och resurseffektiva skiftscheman. Med verktyg som Excel blir processen tidskrävande och risken är stor för misstag och suboptimalitet.

LÖSNING
Med beslutsoptimering kan processen effektiviseras. Tillsammans med maskininlärning kan efterfrågan först prognostiseras och schemat optimeras automatiskt därefter.

AFFÄRSNYTTA
En automatiserad schemaläggningsprocess kan spara otaliga timmar av administrativ tid. Ett optimalt schema säkerställer dessutom en effektiv resursanvändning.

KOMMUN SATSADE PÅ EN förvaltningsbar lösning FÖR UPPFÖLJNING

Utmaning
Kommunen använde sedan tidigare en statisk lösning för uppföljning som var både kostsam och svår att uppdatera med ny data. De hade samtidigt stor användning av lösningen och var nöjda med dess funktionalitet då den gjorde det lätt att testa, upptäcka och förenkla komplexa samband med hjälp av visualiseringar. Bubblechart-funktionen med dynamiska axlar gav flexibilitet att jämföra valfria mått mot varandra och gav beslutsfattare möjlighet att på ett enkelt sätt förstå och förklara komplexa samband.

LÖSNING
Genom att kombinera kreativa lösningar i Power BI fick kommunen en förvaltningsbar lösning som även inkluderade de styrkor och den funktionalitet som de var nöjda med i den gamla lösningen.

TEKNIK
Som visualiseringsverktyg valde de Power BI, som idag är kommunens standardverktyg.

AFFÄRSNYTTA
Kommunen har fortfarande bra visualiseringsmöjligheter som enkelt förklarar komplexa samband. Dessutom kan den deras IT-avdelning enkelt uppdatera, supportera och förvalta lösningen på ett smidigt sätt. Detta har medfört att de har sparat in både tid och pengar.

PERSONALPLANERINGSLÖSNING HOS REGION SKÅNE

UTMANING
Region Skåne ville nå ut och förlägga ägandeskapet hos linjecheferna som påverkade personalkostnaderna. Innan personalplaneringslösningen var på plats så drevs detta arbete av Controllers som jagade in informationen. Detta var en tidskrävande process med frekvent korrigering och validering av Exceldokument, vilket medförde bristande kontroll på användares antaganden. Linjecheferna hade lite koll på exempelvis kostnader för anställda, om det fanns utrymme att anställa fler och vad utfallet för årets personalkostnader skulle landa på.

LÖSNING
Idag använder 300 personer personalplaneringslösningen på Region Skåne. Linjecheferna sammanställer informationen månadsvis. Fokus har legat på att göra lösningen så användarvänlig som möjligt, så att vem som helst ska kunna använda den oavsett förkunskaper.

Ett av kraven på lösningen var att den skulle vara ett bra stöd för verksamheten och ge bra precision på beräkningar av prognosmånader. Den skulle även ge controllers möjlighet att justera parametrar med hänsyn till kollektivavtal och ersättningsregler samt kunna följas på aggregerad nivå i realtid. Ett ytterligare krav var ett enkelt gränssnitt, alla chefer skulle kunna gå in och lägga in data och göra prognoser.

TEKNIK
IBM Cognos Planning Analytics

AFFÄRSNYTTA
De har fått nya insikter och kan i realtid se om en budget håller eller inte. De har gått från att vara proaktiva till att bli mer reaktiva och är mer tidseffektiva då de har kortat ner arbetsprocessen avsevärt. Frågor som tidigare gick via Controllers kan de idag få svar på direkt i verktyget. Det nya arbetssättet i kombination med verktyget har lett till att linjechefer kan och tar ett större helhetsansvar kring personalbudgeten.

Trelleborg KOMMUN ville ta ett omtag kring sin BESLUTSSTÖDSLÖSNING

UTMANING
Trelleborg kommun brottades med hur de skulle ta sig vidare till nästa nivå med sin befintliga BI-lösning. De hade kommit till en återvändsgränd där verksamheten var beroende av IT. Inom kort skulle kostnaderna för den befintliga BI-lösningen gå upp och samtidigt ville de växa i lösningen och nå ut till fler, så de beslutade sig för att göra ett omtag. De vände sig till Advectas för rådgivning kring val av BI-verktyg. Advectas gjorde en verktygsutvärdering med en kostnadskalkyl för att visa på det verktyg som skulle ge bäst ROI.

LÖSNING
En BI-strategi och en förvaltningsmodell samt en handlingsplan för hur ansvaret skulle gå från centralnivå till förvaltningsnivå.

TEKNIK
Valet av BI-lösning föll på ett mindre datalager baserad på Microsofts teknologi med Power BI på toppen.

AFFÄRSNYTTA
När den nya BI-lösningen är på plats kommer ansvaret ligga hos förvaltningen och inte hos IT. Detta kommer att möjliggöra satsningen på Self Service BI. Kostnaderna för att förvalta lösningen i form av licenser och underhåll kommer att minska framöver. Målet är att förvaltningarna ska ta ett större ansvar och att endast en liten del av ansvaret ska ligga centralt.

HUR KAN VI HJÄLPA ER?

Advectas har genom åren hjälpt många beslutsfattare hos kommuner och regioner att fatta bättre beslut baserade på datadrivna insikter. För oss handlar beslutsstöd inte bara om att samla in och visualisera data med hjälp av olika verktyg. Därför har vi samlat specialister från alla områden som rör beslutsstödsområdet med allt från data management- och data science-specialister till managementkonsulter.

Vår unika kompetens är samspelet mellan människa och teknik – när balansen mellan ansvar och roller, processer och kultur hittar precis rätt nivå. Vi fungerar dessutom som en oberoende part för våra kunder vid val av IT-lösningar och beslutsstödsverktyg. Advectas strategi är att samarbeta med de leverantörer som ligger längst fram inom respektive område avseende utveckling, mognad och marknadsnärvaro.

Advectas erbjuder även olika servicetjänster i form av bland annat utbildning, support och förvaltning. Vi kan också hjälpa kunder med en komplett outsourcing av olika funktioner inom beslutsstöd och data science.