CFO Office

CFO Office – Den datadrivna ekonomiavdelningen

Det är mer spännande än någonsin att vara CFO och samtidigt har det aldrig varit mer utmanande. Förväntningarna och kraven på CFO-rollen har under de senaste åren förändrats markant, från att tidigare främst ha varit en rapporterande funktion har CFO nu utvecklats till en alltmer strategisk partner. Samtidigt ökar förändringstakten till följd av digitaliseringen och detta ställer helt nya krav på CFO Office för att säkerställa att både finansiell rapportering, prognostisering och simulering av affärsmodeller fungerar bra.

Det är en utmaning för CFO och ekonomiteamet att hänga med i utvecklingen när affärsmodeller och processer förändras i en allt snabbare takt. Samma datadrivna teknologier som förändrar affärsprocesser förändrar även CFO-rollen i grunden. CFO Office kommer att behöva skaffa sig nya kompetenser för att kunna hantera och nyttja ständigt större datamängder och mer avancerade analysverktyg. Detta för att kunna navigera ekonomifunktionen i en teknikdriven omgivning, där strategi och tillväxt är ett ständigt rörligt mål.

Kontakta oss

Om du har frågor eller funderingar, kontakta oss. Vi svarar inom kort. Intresserad av att jobba hos Advectas? Kontakta oss istället via formuläret under sidan, karriär.

hur kan cfo arbeta datadrivet?

 

EFFEKTIVISERA ER BUDGET- OCH PLANERINGSPROCESS

Budget- och planeringsarbetet ska vara en effektiv process som skapar värde för verksamheten, något som ofta är lättare sagt än gjort.

Idag lägger många ekonomiavdelningar mer tid på att jaga in budgetinformation än att faktiskt analysera den. När ekonomiavdelningen efterfrågar underlag för planering och prognos blir man ofta hänvisad till ett osammanhängande lapptäcke av Excel-ark. En utmaning är även att få affärsenheterna att engagera sig i budgetprocessen och att få dem att känna ägarskap över att leverera mot överenskommen budget.

I dagens företagsklimat räcker det inte att budgetera och göra prognoser några gånger om året. Företag behöver en planeringsplattform där de kan agera snabbt, genom att simulera och analysera verksamheten i realtid och kommunicera med resultatansvariga. Med rätt budget- och planeringsverktyg, arbetsrutiner samt beslutsunderlag på plats kan man på ett effektivt sätt styra mot verksamhetsmålen och det blir enklare att ändra målen när förutsättningarna förändras.

En kombination av budget- och planeringsverktyg samt arbetsprocesser
En värdeskapande budget- och planeringsprocess får man till genom att ta ett helhetsgrepp över alla aspekter av organisationen och hur de arbetar med budget och prognos – ekonomiavdelningen, affärsenheterna och stabsfunktioner som exempelvis HR och ledning. I de flesta fall består en lösning av en kombination av systemstöd och ”best practise” kring hur man bäst tar sig an budget- och planeringsarbetet med hjälp av smarta arbetsprocesser och bra analysmodeller.

Från manuellt  till automatiskt
Med rätt systemstöd kan ni effektivt automatisera sammanställningen av er budget- och prognosdata och samla all er budget- och prognosinformation i ett enda system, samtidigt minskas felkällorna och tid frigörs till mer värdeskapande arbetsuppgifter som exempelvis analys. Det blir då enkelt för controllern att kunna erbjuda verksamheten bra underlag till affärsbeslut. Ett exempel på underlag är att kunna identifiera de mest betydelsefulla nyckeltalen och att göra siffrorna relevanta med just de analysparametrar som behövs för att ta affärsbeslut. Mycket av den mänskliga intelligens som tidigare varit personberoende kan nu arbetas in i budget- och planeringssystem och processer.

Närmare verksamheten med anpassade lösningar
Med rätt budget- och planeringssystem samt arbetsprocesser på plats kan ekonomiavdelningen komma närmare verksamheten. I nyare versioner av budget- och prognoslösningar finns stöd för prediktiva prognoser, ”out of the box”. Informationen anpassas till mottagaren där exempelvis en platschef får en viss typ av information och en Inköpschef en annan. Istället för att utgå ifrån krångliga och abstrakta kontobenämningar bör man utgå från dimensioner som används i vardagen, exempel på detta är kunder, produktgrupper, anställda eller segment. Dessutom blir inmatningen av informationen mycket effektivare, mer lättillgänglig och förståelig då varje person endast ser de parametrar som han eller hon förväntas bidra med i budget- och planeringsprocessen och de benämns på ett välbekant sätt.

Vinster och besparingar med en effektiviserad budget- och planeringsprocess
Att införa ett systemstöd och optimera budget- och planeringsprocessen i ett medelstort bolag kan ta alltifrån ett par månader upp till ett halvår. Självklart står tidsåtgången i relation till befintlig situation, ambitionsnivå och internt engagemang, då det handlar om så mycket mer än att bara få en applikation att fungera. Men vad är då det konkreta vinsterna och besparingarna?

  • Större engagemang i verksamheten.
  • Lättare att ta affärsbeslut utifrån informationen.
  • Frigör tid på ekonomiavdelningen och för linjechefer.
  • Mindre manuellt arbete genom en mer automatiserad process.
  • Färre dagar att genomföra hela budget- och prognosprocessen.
  • Mer korrekta siffror och tätare prognoser.
  •  Rätt benämnda mätetal och analysparametrar.
  • Underlättar övergången till att komma igång med prediktiva prognoser.

prediktiv analys

 

Med hjälp av prediktiva prognoser kan ekonomiavdelningen använda intern och även extern data till att identifiera trender, detta göra att de kan skapa mer verklighetsnära prognoser och bättre beslutsunderlag. Prediktiva prognoser gör att organisationen har möjlighet att förutse utfall, identifiera möjligheter, hitta gömda risker, förutse framtiden och agera snabbt på förändringar.

Alla bolag önskar att de kunde se in i framtiden och hitta svaren på frågor som – ”hur mycket produkter kommer vi sälja de nästkommande 6 månaderna?” alternativt ”hur mycket kommer verksamheten behöva spendera på tillverkning och distribution?”.  Genom att satsa på analyser som använder prediktiva tekniker kan man idag få svar på denna typ av frågor utan att enbart behöva förlita sig på erfarenhet och subjektiva antaganden.

Alla som arbetat i en budget- eller prognosprocess vet att den innehåller mängder av subjektiva antaganden, exempelvis:

  • Kuddar för att minska egen risk och skapa manöverutrymme.
  • Förhandlingsunderlag, så lågt ställda förväntningar som möjligt.
  • Resurser ”fryser” inne under året istället för att omfördelas där de kan göra bästa möjliga nytta.
  • Verksamheten förbrukar budgeterade resurser, annars är risken att tilldelningen blir lägre nästa år.
  • ”Hockey stick-effekten” – det vill säga att tillväxt eller kostnadsbesparing hamnar i slutet av perioden.
  • Ständiga förklaringar av avvikelser kring budget/utfall istället för proaktiv planering.
  • Träffa målen men aldrig mer – det skapar bara större krav nästa år.
  • Minimering av risk.
  • Verksamheten styrs på räkenskapsår istället för ständigt framåtblickande planering och parering.

Automatisera prognoser med prediktiv analys
Många företag arbetar idag med rullande prognoser. Ett annat sätt att skapa en bättre dialog kring hur resurser ska fördelas och vilka mål som ska nås är att börja arbeta med prediktiva prognoser, dessa bygger på historisk data och algoritmer. Genom att använda sig av all data som finns internt i bolaget (och i vissa fall även extern data) kan man ta fram helt automatiska prognoser, som sedan kan användas till diskussionsunderlag när man gör budget, forecast eller reviews. I de fall där en manuell prognos avviker ifrån den automatgenererade, blir det en sund diskussion kring hur man ska hantera verksamheten och vilka aktiviteter som krävs för att ta sig ifrån den prediktiva prognosen till ett önskat läge.

I de senaste versionerna av systemstöd för budget och planering finns både prediktiv analys och maskininlärning inbyggt. Det går att komma relativt långt med denna inbyggda funktionalitet men den kan behöva utökas med mer avancerade funktioner. Den prediktiva analysen visar vad som kommer att hända beroende av hur historiken ser ut. Detta är bra underlag för diskussion, men om man vill arbeta mer med hur prediktionen ser ut om man gör olika aktiviteter så behöver man bygga till mer funktioner. Det är här som Data Scientists kommer in!

Prediktiva prognoser kan förbättra många processer, bland annat:

  • Hitta de mest lönsamma kunderna, genom att analysera kunder kan man identifiera små kundsegment som är mycket lönsamma.
  • Likviditetsplanering – titta på trender, identifiera långsamma betalare, hitta systemfel och förbättra betalningsflöden.
  • Demand Planning – genom att använda prediktiva prognoser kan man se efterfrågan på olika produkter. Detta gör det möjligt att öka lönsamheten genom att optimera inköp och produktion samt minska på returer och svinn.
  • Förutse utfall tidigt – CFO Office kan få en tydlig bild över vart verksamheten är på väg utan att behöva genomföra en kostsam eller tidskrävande forecast-cykel.
  • Kontroll på kundfordringar – CFO Office kan optimera processen runt kundfordringar genom snabba alerts när kunder avviker från tidigare betalningsmönster.

koncernrapportering

 

Koncernrapportering och koncernkonsolidering kan vara komplext och innebär ofta ett minst sagt omfattande arbete men det går att förenkla arbetstillvaron. Ekonomer runt om i landet sliter idag med knappa resurser och ökade krav på rapportering. Kraven väntas öka framöver och efterfrågan på koncernrapporteringssystem som förenklar tillvaron för ekonomer växer.

De system som idag finns på marknaden kan hantera den legala rapporteringen för både små och stora koncerner. Vissa system har fördefinierade ”regelmotorer”, medan andra skräddarsys i samband med att systemet implementeras. Koncerner har ofta information i olika silos – ett system för den legala konsoliderade informationen och ett antal andra system för den operativa uppföljningen och styrningen. Enligt systemstödsleverantörerna har företag behov av att utöka informationen och modelleringsmöjligheterna i koncernrapporteringssystemet, så att de kan arbeta i ett gemensamt system med en gemensam datamodell och kvalitetssäkrad data.

Det finns en rad trender i branschen, bland annat förbättrade processtöd, utökade analysmöjligheter och ökad användarvänlighet. Dessutom förbättras de tekniska förutsättningarna ständigt. Det blir bland annat alltmer efterfrågat att lägga systemet i molnet. Den tydligaste trenden är dock att koncernrapporteringssystemen kommer att stödja en större del av stängningsprocessen och ta in mer data som möjliggör nya typer av analys och ”what if”-scenarier. Detta innebär att koncernrapportering och business control kommer närmare varandra och det kräver en ny typ av samarbete. Samtidigt ökar möjligheterna till nya insikter som i sin tur medför konkurrensfördelar.

Vilka är era utmaningar och hur kan vi hjälpa?

  • Behöver ni effektivisera ert arbete runt koncernbokslutet?
  • Har ni växt ur era hemmabyggda koncernlakan i Excel?
  • Står ni kanske inför en börsintroduktion eller är under stark tillväxt?
  • Önskar ni bättre möjligheter att visualisera er konsoliderade data?
  • Är ni i behov av en extra resurs under koncernbokslutet?

Oavsett om svaret är ja på en eller flera av ovanstående frågor så kan vi hjälpa er! Med erfarenhet från linjearbete och med många projekt i bagaget, kan vi hjälpa er i alla delar av processen – från systemutvärderingar och implementationer till vidareutveckling av befintliga lösningar. Vi har gedigen kompetens inom IBM Cognos ControllerSAP BPC, SAP Financial Consolidation , Unit4 FPM (Ocra) och Adaptive Insights.

disclosure management

Företag och organisationer är ofta bra på att ta fram och kvalitetssäkra sina bokslut fram till och med konsolideringen av siffrorna, men när det sedan skall produceras rapporter i form av exempelvis månads- kvartals- och årsbokslut så brister det ofta. Då bryts ofta den kontrollerade kedjan av dataflöden och Word- och Excel-filer ändras manuellt och klipps, klistras och skickas runt via e-post i organisationen.

Arbetet med att producera återkommande textbaserade månads- och kvartalsrapporter samt årsredovisningar som består av både siffror och text är ofta en tung och manuell process, där småfel kan få stora konsekvenser. Många personer är inblandade och sena ändringar medför ofta en massa onödigt extraarbete. Processen med att få ihop de avslutande rapporterna benämns ofta ”Disclosure Management” eller ”The Last Mile”.

Ett vanligt scenario är att man utgår från den föregående rapporten, där de senaste siffrorna knappas in och texter uppdateras. Detta medför ofta mycket manuellt arbete och avstämnings- samt prickningsarbetet, vilket lätt skapar frustration och risk för fel.

För att automatisera denna process har det skapats olika lösningar med den gemensamma benämningen Disclosure Management. Med hjälp av dessa smarta lösningar kan man länka alla dokument som skrivs på olika ställen i organisationen till rätt källdata. Det kan vara alltifrån koncernrapporteringsverktyget och ekonomi- samt HR-systemet till vilken källa som helst. Detta innebär att alla funktioner skriver sina texter själva men grunddatat är länkat och uppdateras automatiskt när ett nytt kvartal skall rapporteras eller om en uppdatering gjorts i något försystem, därmed minimeras avstämningsarbetet. Teamet som står bakom rapporterna kan samarbeta i ett gemensamt verktyg för att säkra versionshantering och kontroll. De kan enkelt koppla upp olika datakällor och därmed ladda upp siffror per automatik istället för att knappa in dem manuellt.

Nya regler i EU om digital rapportering (ESEF) innebär att årsredovisningar för räkenskapsår som påbörjas den 1 januari 2020 ska upprättas i XHTML-format och de finansiella rapporterna ska dessutom märkas upp i enlighet med en särskild klassificering (taxonomi). ta kan smidigt göras i Disclosure Management-lösningar. Advectas arbetar tillsammans med några av de starkaste systemleverantörerna på området, SAP, Certent och CtrlPrint.

Intervju med Robert Casselbrant om rollen som CFO

RobertCasselbrant

I sin roll som CFO har Robert Casselbrant minst sagt fartfyllda och varierande arbetsdagar. Enligt Robert har CFO-rollen överlag blivit betydligt bredare de senaste åren och allt större krav ställs.

Ta del av hela intervjun med Robert

Bloggar om cfo office

webinar och white papers om cfo office

BI- & Data Science Day - i år digitalt och helt kostnadsfritt!

Mer info & anmälan