Klient: Region Skåne

Enklare och säkrare personalplanering med ny lösning från Advectas

Från Excel till kontroll

Egenutvecklade mallar i Excel för personal- och löneplanering är vanligt. Men för lite större organisationer med diversifierad och geografiskt utspridd verksamhet blir sådana lösningar ofta röriga, och skapar onödigt korrigeringsarbete. Det var precis vad Medicinsk service i Region Skåne fick erfara.

I samarbete med Advectas har Medicinsk service nu implementerat en gemensam, standardiserad modell med användarvänliga processer som är enkla att följa, även för icke-ekonomer, och som ger pålitliga prognoser.

Om Medicinsk Service

Medicinsk service är en förvaltning inom Region Skåne som stöttar sjukvården i Skåne med många olika tjänster och servicefunktioner, exempelvis laboratoriemedicin, medicinsk teknik och ambulansverksamhet. Enheten har ca 2100 anställda fördelade på flera verksamheter som dessutom är utspridda på olika platser i regionen. Detta ställer höga krav på samordningen av personal- och löneplanering.

Tidskrävande med Excel

Tidigare gjordes planeringen med hjälp av egenutvecklade Excel-mallar som skickades till berörda chefer. Ett stort problem med detta var att resultaten varierade beroende på slutanvändarnas kunskaper i Excel. Det var ofta fel i prognoserna, vanligtvis beroende på felaktigt imatade värden eller fel i formler.

– När vi skickade ut Excel-mallar till 100 chefer, var risken stor att vi fick tillbaka 100 olika svar. Samtidigt saknade vi en förvaltningsgemensam modell som räknade på samma sätt på alla platser, säger Thomas Risberg, ekonomichef på Medicinsk service.

Konsekvensen var att Excel-dokumenten konstant var tvungna att valideras. En mycket tidskrävande process då samma dokument ofta behövde skickas fram och tillbaka flera gånger innan prognosen blev korrekt.

Krav på effektivare verktyg

Medicinsk service började därför söka efter ett bättre verktyg för personal- och löneplanering. Målet var en lösning med ett enklare gränssnitt som kan används av första linjens chefer utan svårigheter, och som därmed blir betydligt effektivare. Något som kan vara lättare sagt än gjort.

– Att betala ut löner till anställda kan låta enkelt i teorin. Men när man går ner i detalj och ska förutse hur mycket lön en anställd ska ha nästa år, så kan det bli hur komplext som helst. Frågor som föräldraledighet, vård av sjukt barn, semester, löneförhöjning dyker upp. En prognos kan bli hur komplicerad som helst, säger Thomas Risberg.

Enkelhet viktigt

– Vårt mål var att landa på en grundläggande nivå med en enkel modell, och istället försöka få ut maximal användarfrekvens ur verktyget. Med en enkel och standardiserad modell får vi också större förtroende till resultaten.

Användarorienterat gränssnitt

Ett krav på verktyget var att sällan-användaren inte ska behöva (eller kunna) redigera så mycket i dokumentet, vilket minimerar utrymmet för misstag. Därför skulle så mycket som möjligt i gränssnittet kunna låsas, till skillnad från Excel.

– Man måste komma ihåg att alla användare inte är lika vana vid ekonomiska verktyg, säger Thomas Risberg.

 

 

Driftsäkert och snabbt

De tekniska kraven handlade naturligtvis om driftsäkerhet, men också om svarstider.

– När man öppnar ett program får det inte ta längre tid än att öppna vilken hemsida som helst. Folk har inte tålamod längre, menar Thomas Risberg. Risken med ett långsamt program är att det redan från början skapar irritation och en olust för användaren.

Lyckat samarbete med Advectas

I samarbete med Advectas föll valet slutligen på Cognos Planning Analytics – ett verktyg med fantastiska möjligheter. Men återigen – att börja med en enkel och användarvänlig modell var viktigt. Det visade sig också bli en framgångsfaktor och ett av de största värdena som Thomas har identifierat med projektet.

Idag jobbar alla linjechefer med en gemensam, standardiserad modell som har processer som är enkla att följa. Användarna kan arbeta i realtid och följa förändringar i olika variabler smidigt och enkelt.

Alla snabbt igång

Implementationen krävde heller inte mycket utbildning för slutanvändarna och de kunde snabbt komma igång i den nya miljön. Att göra en demo på verktyget för nya kollegor tar inte mer än 15 minuter att gå igenom. Nu känner de flesta sig trygga med verktyget och använder det flitigt.

– Användarna, alltså icke-ekonomerna, har överlag uppfattat verktyget som väldigt lättillgängligt. De kan snabbt få svar på frågor gällande personal som kommer tillbaka från föräldraledighet och hur mycket det kostar, eller om man har råd med att ta in en vikarie över sommaren. Det blir som en miniräknare, man litar på svaret då man enkelt kan mata in rätt fråga, säger Thomas Risberg.

Framtida möjligheter

Med ett gemensamt verktyg som förenklat och säkerställt personal- och löneplaneringen inom hela förvaltningen öppnar sig nya möjligheter för framtiden. Cognos Planning Analytics kan växa med organisationens behov och mognad, vilket ger ett framtidsperspektiv med stort mervärde. Nu diskuterar Medicinsk Service om ytterligare möjligheter som berör prognos för intäkter, debiteringar, produktionsplanering och schemaläggning.

– Tidigare har vi haft fenomenal information på vad som har hänt. Det som tillkommit med den nya applikationen är möjligheten att förstå vad som kommer hända året ut. Det är ju mycket spännande eftersom dåtiden är huggen i sten medan framtiden går att påverka.

Region Skåne, Medicinsk service
Region Skåne, Medicinsk service
Region Skåne, Medicinsk service

Sammanfattning

Utmaning

  • Svåranvända Excel-mallar
  • Flera olika versioner av samma dokument
  • Tidskrävande process med frekvent korrigering och validering av dokument
  • Ingen möjlighet för sammanhållen redigering i realtid
  • Inga möjligheter för strategisk insikt eller modellering av scenarion

Lösning

  • Cognos Planning Analytics med enkla, standardiserade processer i “låsta” miljöer med en tydlig layout för de värden som behöver matas in.

Resultat

  • Påtaglig effektivare personal- och löneplanering
  • Enkelt att arbeta med
  • Påverkas inte av slutanvändarnas kompetensnivå
  • Pålitliga resultat
  • Personalkostnader kan med enkelhet planeras på individnivå
  • Möjlighet att utöka prognosarbetet i framtiden

Intresserad av att veta mer om vår lösning för Region skåne?

Lämna ett meddelande så kommer du bli kontaktad av vår kundansvarige för Region Skåne, Robert Kardum

Advectas startar schemalagda utbildningar på de främsta BI-plattformarna

Läs mer om Advectas Academy!