Klient: PolyPeptide

Xencian – ENKELT VAL FÖR GLOBAL kemiKONCERn

Polypeptide valde XENCIAN – gånger två

I takt med att kemitillverkaren Polypeptide växte till en global koncern ökade behovet av en samlad BI-lösning och en effektivare budgetprocess. Lösningarna bygger bland annat på verktyg från Xencian, Advectas egna programsvit.

– Både Xencian Data Warehouse Automation och Xencian Planning var ett enkelt val, säger företagets globala BI-chef, Jesper Bayer.

Polypeptide Group tillverkar terapeutiska peptider – molekyler uppbyggda av aminosyror – som utgör den aktiva substansen främst i olika läkemedel, men även i vissa veterinära och kosmetiska tillämpningar. Företaget grundades 1996 i samband med förvärvet av Peptech, som tillverkat peptider i Malmö sedan 1952. Idag arbetar ca 800 personer i koncernen som numera har anläggningar på sex platser runt om i världen. Förutom på huvudkontoret i Malmö även i Belgien, Frankrike, Indien samt på två platser i USA.

BYTTE TILL DYNAMICS AX

För att effektivt styra en så geografiskt spridd verksamhet bestämde Polypeptids ledning att all tillgänglig data skulle samlas ihop och analyseras på ett ställe. Ansvaret för detta föll på företagets Global Business Information Manager – Jesper Bayer.

– Det är drygt två år sedan vi började enhetliggöra våra system för att kunna få en global överblick av företaget, och vi valde då att gå över till affärssystemet Microsoft Dynamics AX på samtliga platser.

SNABBT IGÅNG MED RAPPORTER

För att knyta ihop samtliga datakällor (utöver affärssystem även CRM- och laboratoriesystem) bestämde sig Polypeptide för att bygga ett datalager. Valet stod mellan att bygga från grunden eller att använda en mjukvara som automatiserar processen, ett så kallat Data Warehouse Automation-verktyg. Fördelarna med ett DWA-verktyg är bland annat att de importerar metadata från källsystemen, vilket snabbar upp konfigurationen av datalagret.

 

– Att bygga från scratch skulle ta en ”evighet” och vi hade bestämt oss för att komma igång snabbt. Därför valde vi att jobba med verktyget Xencian Data Warehouse Automation, som även har färdiga analysmodeller för Dynamics AX. Det gjorde att vi kunde ha datalagret uppe och leverera rapporter för Sales och Finance redan samma månad som vi implementerat affärssystemet!

– Xencian DWA är kort sagt ett enkelt och samtidigt mycket bra verktyg som uppfyller alla våra krav. Det har dessutom en mycket bra prisbild, så det var ett enkelt val, säger Jesper Bayer.

BUDGETPROCESSEN NÄSTA

Nästa utmaning för Polypeptides BI-avdelning var att effektivisera budgetarbetet. Här användes tidigare Excel-filer, en per resultatenhet, som distribuerades till resultatansvariga chefer. När de fyllt i sina uppgifter skickades filerna tillbaka till ekonomifunktionen för konsolidering. En trög process som var svår att få kontroll över, särskilt som varje Excel-fil – sammanlagt ett 30-tal olika – innehöll en rad olika formler som också behöver underhållas.

ENKLARE, SNABBARE OCH MER ROBUST

Även för detta uppdrag valde Polypeptide en produkt ur Xencian-sviten.

– Xencian Planning är också det ett enkelt men effektivt verktyg, där allt sköts online via ett webbgränssnitt. Vi tog hjälp av Advectas konsulter för att sätta upp rättighetsnivåerna, vilket gjort det enkelt för oss att styra rättigheterna för användarna. Nu har vi betydligt bättre koll på budgetprocessen, och vi får dessutom en omedelbar överblick då inmatade uppgifter går direkt in i resultat- och balansräkningen.

 

– Hela budgetarbetet är nu mycket enklare, snabbare och framför allt mer robust jämfört med tidigare. Risken för fel är betydligt mindre. Och precis som Xencian DWA bygger Planning-verktyget på beprövad Microsoft-teknologi och har en fördelaktig prisbild, säger en nöjd Jesper Bayer.

OPTIMERAR DATALAGRET

Utöver översynen av budgetprocessen pågår även ett projekt för att uppgradera datalagret.

– Det är två år sedan vi satte upp det, och då gjorde vi det på kort tid. Nu gör vi ett arbete med att optimera tekniken så att datalagret blir snabbare och enklare att underhålla. Det ska även ge oss ännu bättre masterdata samt en bättre Governance-process.

­– Eftersom vi själva har full upp med det löpande BI-arbetet tar vi hjälp av Advectas med optimeringen av datalagret. Vi har ett gott samarbete med dem, och vi är mycket nöjda både med Advectas konsulter och Xencian-produkterna, avslutar Jesper Bayer.

FAKTA – PEPTIDER

En peptid är en molekyl bestående av ett antal aminosyror, sammanfogade med peptidbindningar till en kort kedja, precis som proteiner. Peptider skiljer sig från proteiner enbart genom att de har färre antal aminosyror. Gränsen mellan peptid och protein brukar dras vid 50 aminosyror, där Insulin med sina 51 aminosyror räknas som det minsta proteinet.

XENCIAN BUSINESS CONTROLLING SUITE

Xencian är Advectas egna produkter, utvecklade för att stödja ekonomiavdelningarnas nyckelfunktioner såsom rapportering och budgetering. Xencian Business Controlling Suite inkluderar moduler för datalager, budget och planering samt hantering av masterdata. Ledordet för produktsviten är kostnadseffektivitet, och verktygen är enkla att komma igång med.

Besvara den svenska Business Intelligence- & Data Science-studien 2019

Till enkäten