Klient: Office Management

Office Management fick ett mer effektivt och kvalitetssäkrat koncernrapporteringssystem

Om Office Management

Office Management är ett rådgivande tjänsteföretag som identifierar och paketerar helhetslösningar tillsammans med serviceåtagande till sina kunder. Bolaget har funnits sedan 1991 då de startade med dokument- och printlösningar. Sedan dess har Office Management vuxit snabbt och är i dag aktiv inom fem affärsområden som sträcker sig från dokument- och printlösningar till mötesteknik som videokonferens samt IT-lösningar. Dessutom arbetar Office Management med en helhetslösning gällande kontorsupplevelsen i form av facility management med allt från städning till kontorsmaterial, kaffe och bemanning. Läs mer om Office Management på Office Managements hemsida.

Resultat

Med Advectas hjälp fick Office Management ett mer effektivt och kvalitetssäkrat koncernrapporteringssystem som gav många fördelar:

  • Snabbare rapportering
  • Stora tidsbesparingar
  • Slippa leta efter fel
  • Sammankoppla alla bolag och affärsområden i ett system

Ett effektivt och kvalitetssäkrat koncernrapporteringssystem

Från att ha varit ett bolag som endast arbetade med dokument- och printlösningar har Office Management vuxit kraftigt de senaste åren. I dag består koncernen av 22 olika bolag inom fem affärsområden. För verksamheten har det varit en rejäl utmaning att få till ett gemensamt, effektivt och kvalitetssäkrat system för rapportering. Detta har inneburit att det har varit svårt att konsolidera resultat och ta fram rapporter till styrelsen.

Helene Tillberg Wibom, CFO på Office Management, berättar:

– Advectas erbjöd konsulttjänster och licensförsäljning av IBM Cognos Controller. Ett system som jag tidigare hade jobbat med. Vi tog kontakt med flera bolag som kunde leverera och hjälpa oss men vi tyckte att Advectas hade det bästa bemötandet och kände att de förstod oss. Sedan var även priset i linje med vad vi ansåg vara bra och rimligt. Med IBM Cognos Controller kunde vi sammankoppla alla bolag och affärsområden i ett system, istället för att ha det i Excel som vi anser skapar många källor till fel. För oss var det viktigt att implementera ett effektivt och kvalitetssäkrat koncernrapporteringssystem som IBM Cognos Controller.


Helene Tillberg Wibom, CFO på Office Management

Snabbare och mer effektiviserad koncernrapportering

För att möjliggöra implementeringen av IBM Cognos Controller i koncernen krävdes först ett arbete med att städa upp i verksamheten internt, i form av att skapa gemensamma kontoplaner och få det att synka. Därefter sattes en tydlig och specificerad projektplan upp med projektmål och avgränsningar.

– Jag som ägare till projektet kunde aktivt vara med i avstämningsmöten, vilket gjorde att jag på ett tydligt sätt kunde följa vilka delmoment som gick bra och om det var någonting som vi behövde skjuta på eller se över. Det var en bra och tydlig kommunikation hela tiden, säger Helene Tillberg Wibom.

Därefter kunde Office Management tillsammans med Advectas påbörja processen med att skapa bättre förutsättningar för ett effektivt koncernrapporteringssystem.

– När vi väl genomfört arbetet med att implementera IBM Cognos Controller i koncernen hade vi ett betydligt snabbare sätt att rapportera på än tidigare. Dessutom hade det blivit mer effektivt i och med att vi sett till att alla bolag inom koncernen hade en homogen uppställning. Med hjälp av Advectas och IBM Cognos Controller har vi gjort stora tidsbesparingar och behöver inte lägga lika mycket tid och resurser på att identifiera fel. Det har helt enkelt blivit mer effektivt och vi kan kvalitetssäkra på ett bättre sätt, säger Helene Tillberg Wibom.

Det framgångsrika samarbetet fortsätter

Office Management stod inför en stor utmaning – att sammankoppla 22 olika bolag med fem affärsområden till ett och samma rapporteringssystem. Det tidigare rapporteringsverktyget i form av Excel-filer var inte tillräckligt effektivt eller för den delen säkert. Med hjälp av Advectas har Office Management i dag en mer kvalitativ och effektiv grund för koncernrapportering. En nyckel till projektets framgång har varit Advectas seniora och kompetenta konsulter.

– Vår upplevelse av Advectas konsulter är att de är väldigt seniora, kompetenta och flexibla personer. I ett så stort projekt som detta vet man inte alltid hur det kommer att se ut eller hur samarbetet kommer att fungera. De konsulter och projektledare från Advectas som vi har samarbetat med kan verkligen sina produkter och de arbetar på ett bra och strukturerat sätt. Nyckeln till detta projekts framgång är att Advectas konsulter är kompetenta, tydliga och lyhörda för förändring samt tar diskussioner, säger Helene Tillberg Wibom.

Även om det framgångsrika arbetet med att införa ett nytt och mer effektivt koncernrapporteringssystem är avslutat fortsätter samarbetet mellan Advectas och Office Management inom andra områden.

– Vi litar på varandra och gillar att jobba tillsammans och därför har vi fortsatt vårt samarbete med Advectas. I nuläget hjälper de oss med andra områden inom affärsstöd och vi ser framemot fortsatta samarbeten, avslutar Helene Tillberg Wibom.

Är du nyfiken på hur vi kan hjälpa just er?


Tveka inte att kontakta oss!