Klient: Elfa

En helhetslösning att växa vidare i

Elfa

Elfa har fått bättre kontroll på sin verksamhet och man kan idag lita på siffrorna i sina rapporter. Genom införandet av en gemensam helhetslösning inom rapportering och budgetering ser man att man idag har en ökad kvalitet och bättre kontroll på verksamheten.

Om Elfa

Elfa är ett svenskt företag som startades 1948. Idag har de närmare 600 anställda med kontor i Sverige, Danmark, Norge, Finland, Frankrike, Polen och Tyskland. Elfa erbjuder smarta, måttanpassade och hållbara förvaringslösningar i skandinavisk design och bidrar till att förenkla vardagen på nya innovativa sätt. De säljer produkter till alla delar av hemmet – från köket och sovrummet till garaget och förrådet.

Sedan 1999 ägs Elfa av The Container Store, den största detaljhandelskedjan i USA inom segmentet förvaring. The Container Store är börsnoterade på NYSE. Moderbolaget i Elfa-koncernen är Elfa International AB och huvudkontoret ligger i Malmö. I koncernens varumärksportfölj ingår Elfa samt Lumi. Verksamheten består idag av 10 bolag, 4 tillverkandeenheter och 6 säljande bolag, alla är stationerade i  Europa.

Använde tidigare Excel till sin budget-, prognos- och uppföljningsprocess

Otaliga Excel-ark for omkring i organisationen och alla jobbade på olika sätt vilket resulterade i en del fel och merarbete. Investeringarna som gjordes sågs mest som klumpsummor. De hade ingen gemensam struktur för konto- och kostnadsställe eller budget på kund- och gruppnivå och det gjorde det svårt att gräva sig ner på djupet vid uppföljning. I och med de nya ägarna höjdes kraven, Elfa ägs av ett amerikanskt bolag som är börsnoterade i USA och ägarna har höga krav på redovisningskontroll (t.ex. SOX). Elfa har de senaste åren succesivt gått från en ganska enkelnivå till att ha riktigt bra koll och kan idag förutsäga utfall på ett helt nytt sätt.

När Elfa valde att satsa på TM1 hade de redan Cognos BI och Cognos Controller. De tittade även på andra system men valet föll på TM1 då det ville ha något kraftfullt att kunna växa vidare i. De önskade en modell där de kunde jobba mer drivarbaserat, då de som bidrar till en budgetar inte alltid är ekonomer. Ytterligare en önskan var att de skulle kunna jobba mer användarvänligt.

Numera använder de TM1 till uppföljningar och de följer upp alltmer däri bl.a. redovisning. De som är kostnadsansvariga kan följa sina kostnader varje dag när faktor landar in. Deras tanke med att komma igång med Cognos Analytics är att kunna göra ännu mer uppföljningar baserat på information ur TM1.

Advectas har hjälpt Elfa med att bygga deras datalager och Cognos BI-lösning samt en budget- och prognoslösning i Cognos TM1. Elfa har idag en helhetslösning baserat på IBM Cognos produkter som de har uppgraderat till den senaste versionen av Analytics. Alla koncernens 10 bolag kör idag M3 som affärssystem och genom det gemensamma datalagret tvättas och beräknas all data.  Med hjälp av TM1 har de fått bra koll på sin prognostisering och budgetering och detta är enligt dem själva ett riktigt stort lyft. Genom implementeringen av TM1 har de fått en bättre budget forecasting-process där alla gör på samma sätt. Den är drivarbaserad med en säljmodell (på kundnivå) och modell för anställda (löner, förmåner och dylikt), allt detta landar i en sammanställd budget till slut. Det gör att de har fått en bättre precision i sin budget forecast, där alla gör på liknande sätt. De tycker själva att detta har blivit en bra och effektiv rutin som det gör 4 gånger per år, siffrorna går också att jämföra med de siffror de får ut från affärssystemet.

Elfa tycker att Cognos TM1 är ett system med stor potential och en del av anledningarna till att de valde just detta system var att det är internationellt och att det inte fanns några språkbegränsningar samt att det hela tiden utvecklas av IBM. De har hittills inte stött på något som inte har gått att lösa och tycker att systemet är flexibelt och användarvänligt att jobba i. När det var dags att sjösätta det i organisationen så hade de en utbildning som togs väl emot och krävdes inte mycket support när de väl drog igång. De har heller inte haft några begränsningar i systemet hittills och har full tilltro till att användningsområdet och nyttan kommer att öka succesivt framöver.

Hur gick projektet tillväga?

De som står för själva ägandeskapet av lösningen hos Elfa är tre controllers och en systemägare samt en utvecklare som bygger rapporter och supportar bolagets användare av Business Intelligence, det ägs av Group Finance och inte av IT-avdelningen. Den tekniska biten ansvarar IT-avdelning och konsulter för. De har delat upp det på detta sätt för att kunna utveckla användarvänligheten på ett bra sätt.

Idag är det närmare 80 personer som bidrar till budgetar och prognoser i systemet (budget forecasting) och de strävar efter att vidareutveckla Self-Service BI tänket hos de anställda och att det ska bli enklare för dem att göra egna analyser och vända och vrida på data.

Implementeringen av de nya lösningarna har gjorts stegvis med olika delprojekt och modeller. De började med en säljmodell där de fokuserade på kunder och produkter och upprättade en traditionell resultatbudget. Sedan har de kompletterat och byggt en modell för anställda med en del som berör arbetare och en annan del tjänstemän. Ett ytterligare steg är att få koll på investeringar och de håller nu på med att bygga nya modeller i TM1. Nästa steg blir uppföljning och utfall mot budget. De har även byggt en rad olika rapporter.

I dagsläget laddar de utfallsdata från M3 till TM1 två gånger per dygn. Detta har medfört att de kan se hur de ligger till mot budget och att de kan gräva sig ner och titta på t.ex. kund- och produkt nivå. Målet har varit att få alla bolag att hålla sig till samma riktlinje och att sätta en gemensam standard. En koncernstandard med samma kostnadsställe och gruppering av produkter.

Nytt arbetsätt

Det nya gemensamma arbetssättet har blivit positivt mottaget av organisationen och är numera ett uppskattat hjälpmedel i det dagliga arbetet. Idag arbetar alla på samma sätt  vilket har bidragit till betydligt bättre kommunikation mellan bolagen. Nu går alla in och jobbar på samma sätt och på samma ställe i det gemensamma systemet. Alla känner att de har får bättre hjälp i sitt arbete med stöd av systemet. Det har även bidragit till bättre kontroll, även kvaliteten på arbetet och rapporter har höjts radikalt. De säger själva att det är som natt och dag efter införandet av de nya verktygen.

När de först införskaffade TM1 så förstod de inte hur kraftfullt systemet var, nu används det dagligen av bolagets linjechefer som följer upp vad som händer och sker inom bolaget. Det har medfört att de har blivit mer ansvarstagande då de både lägger och följer upp sina egna budgetar.

Målet var att få till en snabbare, effektivare och säkrare budget forecast-process. Idag har de en standardiserad struktur på allt, de vet att alla arbetar på samma sätt då det inte går att ändra på strukturen. Innan använde de Excel-ark som for omkring och alla gjorde på olika sätt. De räknar t.ex. semestrar och bilersättningar på samma sätt och har fått en mycket effektivare uppföljning. Det var målsättningen att få ett effektivare och standardiserat sätt att jobba på. Elfa har gått från en relativ enkel nivå till att ha riktigt bra koll och kan numera förutsäga utfall på ett helt nytt sätt.

De kortsiktiga effekterna efter en snabb implementation var ett gemensamt system som tog dem bort från det manuella arbetet i Excel. Mer långsiktiga effekter är att de har fått helt nya uppföljningsmöjligheter. Idag kan de följa trender och vad dessa för med sig samt titta tillbaka på historik, detta medför bra analysmöjligheter och underlag till att fatta bättre och mer genomtänka beslut.

Framgångsfaktorerna enligt Elfa

Elfa drev projektet stegvis med olika delprojekt, de tog del för del och inte allt på en gång även om de hade ett tydligt slutmål redan från start. De började med det som var mest akut och har därefter byggt vidare allteftersom genom olika delprojekt. Det hela har drivits på ifrån verksamheten och inte IT, det har gjort kravställarna mer delaktiga genom processens olika delar. Så att slutresultatet inte bara blir ett system utan en process och en lösning där systemet är själva hjälpmedlet, då de önskade att få till en bättre process vad gäller budget forecast-flödet.

Elfa rekommenderar

  • Utgå från ett tydligt ägarskap där man involverar interna resurser och att man i ett tidigt skede kopplar in slutanvändare.
  • Att validera data tar tid så ta höjd för detta. Det är viktigt att både prioritera och fokusera på ett område åt gången annars är risken stor att man tar sig vatten över huvudet. Så dela upp slutmålet i delprojekt och delmål.
  • Se till att koppla in kompetenta och tillgängliga konsulter som kompletterar och stärker upp teamet. Det är viktigt att ha ordning och reda i grunddata från början, så avsätt tid till detta.
  • Viktigast av allt innan man drar igång med sitt projekt är att ha en förankrad och klar samt tydlig målbild. Så att man inte tappar bort sig under projektets gång.

Den största framgångsfaktorn

Genom att de har tillåtit sig att ta en bit i taget har de har plockat ner slutmålet i delmål och delprojekt vilket ses som den största framgångsfaktorn i projektet. De anser också att det är viktigt att ha hela bilden klar för sig innan man startar, så att man har koll på vart man ska och att man tar det stegvis så att man orkar hålla fokus och motivation uppe. De anser att det är viktigt att ha en tydlig ägare och att ha med representanter från användarna i projektet, så att man förstår hur det fungerar i praktiken annars är risken stor att det bara blir ett teoretiskt system.