Varför ska småbolag ha en Business Intelligence-lösning?

Ofta när man pratar med mindre bolag om verksamhetsstyrning och datadrivna beslut möts man av två huvudinvändningar:

  • Vad jag har räcker (läs manuella Excelfiler)
  • Det kostar mycket pengar

Det är förståeligt men samtidigt tråkigt att dessa förutfattade meningar råder. Förståeligt då mindre bolags främsta fokus är att växa med lönsamhet. Man har då inte råd att dra på sig kostnader som man inte ser en direkt koppling till försäljning, produktion/leverans eller lagkrav. Tråkigt ur det faktum att man fortfarande inte tydligt ser de effektivitetsförbättringar som business intelligence kan ge även för mindre bolag.

Låt mig bemöta de två argumenten i tur och ordning:

Vad jag har räcker (läs manuella Excelfiler) – Det kanske ger dig vissa rapporter men till en oväntat stor kostnad och med stor risk för fel. Excel är bra på mycket med det driver tid och resurserna är begränsade i mindre bolag. Denna kostnad kan ofta vara dold för VD och/eller ledning då de får sina rapporter utan att förstå vilken tid som ligger bakom framtagningen av en rapport. Säg att det tar en medarbetare 3-4h per vecka att ta fram rapporter. Hade inte denna tid istället spenderats bättre på att förstå slutsatserna av rapporterna och presentera vad som borde göras och varför?

Risken för fel i manuella Excelrapporter är väldigt stor. En studie1 från 2013 påvisade att närmare 90% av alla Excelblad innehöll fel. Detta tillsammans med ej standardiserade rapporter och/eller ej definierad källdata skapar osäkerhet gällande om rapporten visar en korrekt bild. Sammantaget gör det att man fokuserar och diskuterar mer kring om datan är korrekt än vad slutsatsen i analysen är. Hur mycket är denna bortslösade tiden hos ledningen värd?

Det kostar mycket pengar – Ja, historiskt sett. Numera behöver det inte göra det. Historiskt sett har Business Intelligence varit väldigt dyrt. Med ny teknik, t.ex. molntjänster, standardiserade verktyg så har priserna på business intelligence blivit riktigt attraktiva och fullt hanterbara även för mindre bolag. Idag går det att få en komplett Business Intelligence lösning med rapportering och budgetinmatning som en tjänst för några tusenlappar per månad2.

Man kan jämföra Business Intelligence med platt-tv. För fem år sedan var det dyrt att köpa en 40tums TV. Idag har de flesta råd att köpa en 40 tums platt-tv. Det är dock fortfarande dyrt om man vill ha den senaste modellen på 80 tum. För den normala användaren ger dock 40tum fortfarande en bra upplevelse.

Uppsummering – Varför ska småbolag ha en Business Intelligence lösning. Även mindre bolag har mycket att vinna på att ha en business intelligence-lösning:

  • Mer korrekta och data drivna beslutsunderlag där fokus kan läggas på vad slutsatserna är och hur man skall agera på dessa slutsatser.
  • Resursbesparing i form av mindre manuell tid till att ta fram rapporter.
  • Bättre insikter i hur man kan öka effektiviteten i kostnadskontroll, försäljningsinsatser, produktion, projekt.

Om du har några frågor kring inlägget eller hur ni som mindre bolag kan komma igång med Business Intelligence på ett effektivt sätt får ni gärna kontakta mig genom att skicka ett email till per.lennes@advectas.se.

Per Lennes
per.lennes@advectas.se

Jag som skriver detta heter Per Lennes och jobbar mot mindre bolag på Advectas. Jag har en bakgrund som management konsult, IT-chef samt Ekonomichef vilket tillsammans gett mig en bred erfarenhetsbas att tömma ur för att hjälpa mindre bolag styra sin verksamhet. På min fritid tycker jag om att utveckla webbaserade applikationer samt att befinna mig i bergsmiljö, oavsett om det är på skidor eller stegjärn.

Alla inlägg av Per Lennes