Vad händer när nyckeltalen lyser rött?

Processanalys är nyckeln till datadriven felsökning när resultaten släpar

I ett par decennier har det funnits verktyg för att övervaka och analysera verksamhetens utveckling och resultat. Med tiden har de blivit snyggare, snabbare och mer användarvänliga. Fler och fler bolag och organisationer har idag tillgång till uppdaterad och överskådlig information om alla sina viktiga nyckeltal, ofta prydligt sammanställt i anpassade dashboards. Den här utvecklingen är vi på Advectas väldigt stolta över att ha varit med och bidragit till, men ännu finns det mer att göra!

Att ha ständig tillgång till sina nyckeltal är såklart en oerhörd fördel, men vad händer om och när de indikerar problem? Har Business Intelligence spelat ut sin roll när staplarna är kortare än innan, pilarna har vänt nedåt och siffrorna är skrivna med röd text?

Vi kan jämföra med själva källan till begreppet Dashboard – instrumentpanelen på ett fordon. Här samlas viktig information för dig som förare, allt ifrån aktuella nyckeltal som hastighet och växelval till statusindikationer för potentiella fel. Men när väl den där motorvarningslampan har tänts så har vi inte mycket mer att gå på. I det här läget åker bilen in på verkstaden och en expert tar över. Den lyxen har vi tyvärr inte med ett strulande bolag eller en haltande process, utan vi är så illa tvungna att vara våra egna mekaniker och åtgärda våra brister själva. Ofta är det här det datadrivna underlaget tar slut och det manuella detektivarbetet tar vid. Men det behöver inte vara så.

 

En viktig pusselbit för att åtgärda de problem våra BI-system indikerar är såklart att förstå hur och varför de har uppstått. För detta krävs en vy av hur verksamheten faktiskt fungerar och vilka avvikelser som skett i samband med att problem uppstått. Den typen av analys kräver operationell data av en detaljgrad som normalt sett ignoreras av BI-verktyg eftersom de saknar funktioner för att analysera och visualisera den på ett effektivt sätt. Det är här processanalysverktygen tar vid för de verksamheter som vill gå till grunden med eventuella avvikelser, flaskhalsar och andra problem.

I ett processanalysverktyg utnyttjas en teknik som kallas process mining för att samla och analysera event och tidsstämplar från operationella system som ERP, CRM, Workflow Management, dokumenthantering med mera. Dessa visualiseras sedan i överskådliga flödeskartor där det exakta processflödet kan granskas, antingen aggregerat eller ner på detaljnivå för en specifik transaktion. En del problem i form av oönskade händelser eller sekvenser framträder direkt, medan andra kan spåras genom att jämföra processflödena mellan lyckade och mindre lyckade utfall.

För att ta ett exempel: en traditionell dashboard kan indikera var och när vår SLA-uppfyllnad (Service Level Agreement) gått ned, men för att vända trenden behöver vi förstå vad som har gått snett. I ett processanalysverktyg kan vi grafiskt visa de operationella skillnaderna mellan de fall (i det här fallet låneansökningar hos en bank) där SLA-nivån har uppfyllts och de fall där vi inte nått ända fram.

Visuell indikation av processavvikelser för låneansökningar där SLA-nivåerna inte har uppfyllts

Tillsammans med de många andra analysfunktionerna i moderna processanalysverktyg (som jag har skrivit mer om HÄR  https://www.advectas.com/sv/blogg/vad-ar-processanalys/) kan därför bolag och organisationer ta sitt datadrivna beslutsfattande bortom dashboarden och ner till ritbordet för att skapa faktisk verksamhetsförbättring. Äntligen har våra verksamhetsmekaniker konkreta verktyg att jobba med!

// Peter Sellberg

 

Peter Selberg

Peter Selberg
peter.selberg@advectas.se
Jag som skriver heter Peter och har en bakgrund som ERP-konsult och lång erfarenhet av implementationsprojekt av framför allt Infor M3. Efter att ha brottats med manuell processkartläggning och konfigurering baserad på hörsägen upptäckte jag till min stora lycka process mining. Sedan dess har jag lagt all min norrländska tjurighet på att utveckla och implementera processanalys, framförallt för kunder inom tillverkning och logistik.

Alla inlägg av Peter Selberg

Advectas startar schemalagda utbildningar på de främsta BI-plattformarna

Läs mer om Advectas Academy!