HR Analytics, HR, Vad är HR-Analytics?

VAD ÄR HR ANALYTICS? HR ANALYTICS 1.0

HR Analytics är just nu en av de hetaste trenderna inom HR-området enligt flera undersökningar. Medan många andra funktioner och områden arbetat länge och djupt med Business Intelligence och Analytics ser vi ofta att HR-området är ett tämligen outnyttjat område i detta avseende. Vi menar att HR Analytics dessutom kan hjälpa HR-proffsen att få en starkare position och att göra sina röster hörda i företagsledningen. Hur då? I det här inlägget beskriver vi grunderna i HR Analytics.

Det här inlägget vänder sig främst till dig som vill få en introduktion till begreppet HR Analytics och exempel på användningsområden. Det kommer även beskriva hur man kan komma igång med att jobba med HR Analytics. Begrepp som är närbesläktad är HR Metrics, People Analytics, Workforce Analytics, Talent Analytics, Payroll Analytics och Compensation and Benefits Analytics.

Syftet med att jobba med HR Analytics är att ge organisationen förmåga att analysera HR data gärna ihop med annan verksamhetsdata eller extern data för att förstå sammanhang, se trender, hitta avvikelser och skapa en gemensam bild av verksamheten och till och med förutse händelser.  Analysen skall enkelt kunna ske på koncernnivå, företagsnivå, avdelning eller liknande. Vanliga analyser som företag idag använder är head count (FTE), arbetade timmar/dagar, sjukstatistik, personalomsättning. De här nyckeltalen/KPIer (key preformance indicator) kan vara nog så svåra att fånga i en organisation eller koncern. Analyserna kan ses som HR Analytic 1.0 eller HR Metrics.

Traditionellt tas data ut via rapporter och nyckeltal från Lön- och HR-system eller via manuell Excelbearbetning. Ofta är man helt styrd av systemleverantörens rapporter både vad gäller innehåll, urval, perioder med mera. Rapporternas innehåll speglar alltid vad som skett men stöttar sällan en analys eller prediktion av data. Manuella analyser tenderar att generera en relativt stor arbetsinsats och ger enbart en ögonblicksbild som är relevant för just den veckan, månaden, avdelningen etc.

Många HR organisationer skulle ha nytta av analyser inom fler områden.  Vad man vill mäta och analysera beror mycket på verksamhetens inriktning men några exempel är:

  • Workforce Analytics för analys av t.ex. personalkostnader, produktivitet, personalbehov på både kort och lång sikt, bemanning och rekryteringsbehov.
  • People Analytics för att mäta och förutse effekt av HR program och initiativ så som exempelvis utbildning, hälso- och friskvård, talang och karriärs strategier, organisationsförändring, omvärldshändelser eller finansiella resultat. Genom att korrelerar dessa t.ex. med stressnivåer, prestations index, motivations index, personalomsättning med mera får man snabbt ett bättre beslutsunderlag (analyser inom detta område kan även kallas Talent Analytics).
  • Payroll Analytics – analys av lönedata för att förutse och proaktivt lösa utmaningar inom lön och förmåner men även skapa KPIer för effektivitet och kvalitet inom löneområdet för att mäta processeffektiviteten.
  • Compensation and Benefits Analytics – analys av konkurrenskraften och kostnader för företagets totala erbjudande (t.ex. lön förmåner, bonus och pension), lönekartläggningar exv. baserat på kompetens, erfarenhet, ålder, kön, löneglidning, pensionskostnader samt prediktion av lönekostnader på lång- och kort sikt.

Det går säkert att finna ytterligare HR Anaytics begrepp men klart är att användningsområdet för BI-lösningar (Business Intelligence) och Data Science inom området är omfattande. Intresset från HR sida har ökat kraftigt. En annan bidragande faktor till den ökande efterfrågan är företags införande/säkring av GDPR – så att inte utdata, rapporter eller Exceldokument med känslig persondata sprids i organisationen.

Hur kommer man igång?

  • Steg 1 är att skapa en bild av vad man vill analysera eller kan tänkas vilja analysera för att förse verksamheten med nya insikter. Det är långt ifrån säkert att man ser alla korrelationer i denna första fas, där kan vi på Advectas komma in och stötta er då vi har drivit liknande projekt.
  • Steg 2 är att välja ett BI-verktyg. Många företag har idag en BI-lösning för t.ex. budgetplanering, analyser av affärsystemsdata och/eller förutseende av lager- och order status och har jobbat med detta under många år. I många fall ingår Lön- och HR data i analysen men det är inte drivet av HR. Jobbar ditt företag idag med ett BI-verktyg så kan vägen till HR Analytics vara enkel, om inte kan Advectas enkelt stötta er i valet av verktyg.
  • Steg 3 är att skapa ett datalager eller komplettera befintligt (Data Warehouse), detta för att man ska få ut mer av företagets HR Analytics-arbete. Ett första steg är att samla och strukturera HR data så att du en gång för alla säkerställer att när ny data tillkommer blir dina nyckeltal, rapporter och analyser uppdaterade. Det sker genom att du helt enkelt samlar data från olika datakällor i t.ex. i Lön-, HR-, Tid och Reseräkning-, Bemanning-, Förmånsportaler eller olika former av undersökningsverktyg och system som företaget använder till ett datalager som även kallas Data Warehouse. Datat i ett datalager ger då inte enbart en ögonblicksbild av läget utan är strukturerat så du kan bryta ner, leta samband och göra analyser på alla tänkbara sätt utan att först behöva sammanställa data. Det har visat sig att företag idag kan lägga långa arbetsdagar varje månad på att sammanställa data men när ett datalager är på plats så effektiviseras arbetet enormt. Kompletteras befintligt datalager går det enkelt att kombinerar HR-datan med annan data som redan finns i datalagret, exempelvis produktionsvolymer, ekonomiska siffror alternativt även läsa in denna data.
  • Steg 4 handlar om visualisering av data och att göra den lättillgänglig. När datalagret är på plats är det dags att börja analysera. De analyser och nyckeltal förtaget till vardags vill följa presenteras ofta i en dashboard. En dashboard är en visuell och användarvänlig display som innehåller de nyckeltal som är viktiga för den person som läser av den. Se exempel på en HR Analytics Dashboard.

Är du intresserad av att veta mer om HR Analytics, boka en kostnadsfri workshop så hjälper vi dig att se hur ni kan komma igång och vad ni kan få ut av det på både kort- och långsikt. För mer info kontakta ulf.särlvik@advectas.se, telenr 070 864 19 17.

 

 

 

Ulf Särlvik
ulf.sarlvik@advectas.se
Jag som skriver det här heter Ulf Särlvik och min passion är HR. Jag är utbildad personalvetare och har jobbat i snart 20 år med systemstöd inom Lön och HR i olika positioner så som konsult, produktansvarig, projektledare, konsultchef och regionchef. Oavsett roll har fokus legat på att stötta företag i deras digitalisering av HR. På Advectas är mitt fokus område HR Analytics och BI strategier för HR.

Alla inlägg av Ulf Särlvik

Advectas har lanserat en egen produktsuite - Data Warehouse Automation, Planning och Master Data Management.

Läs mer om Xencian