rullande prognoser

Skapa en agilare verksamhetsplanering – låt den rullande prognosen ersätta budgeten

Vad skulle du och dina kollegor tycka om ni slapp det tunga budgetarbetet som sker en gång per år? Tänk om detta årliga arbete som sker intensivt under en kort period istället kunde fördelas över hela året och bli en del av det löpande arbetet. Tänk om ni dessutom skulle kunna uppnå något som bättre stödjer er verksamhetsplanering och ger er möjlighet att alltid blicka ett år framåt.

Budget efter räkenskapsår
Budgeten är allt som oftast baserad på räkenskapsår och sker i regel en gång per år. För de organisationer där räkenskapsåret är detsamma som kalenderår, är budgetarbetet intensivt under hösten och jämförs oftast med föregående års utfall samt eventuellt den senaste prognosen för innevarande år. Fokus för budgeten följer räkenskapsåret och någon mer långsiktig planering som fortsätter efter räkenskapsårets slut finns i regel inte nedbruten på respektive avdelning/kostnadsställe i organisationsstrukturen.

Brister med årsbudget
Trots den massiva insats som görs under budgetprocessen sker ofta olika slags förändringar som gör att budgeten känns inaktuell en kort bit in på det nya räkenskapsåret. För att uppdatera årsplanen görs då prognoser där passerade månaders utfall summeras med prognosen för resterande delen av året för att få till en uppdaterad årsplanering. Inte sällan görs prognoser på en mer övergripande nivå för att lätta på arbetsbördan för de kostnadsställeansvariga och snabba upp planeringsprocessen. Detta gör det svårt att sedan jämföra den lagda budgeten med prognos och utfall. Ibland görs prognosen av finans vilket gör att kostnadsställeansvariga inte känner sig ansvarig för denna och därmed blir det också svårt att använda planeringen som ett styrmedel i det dagliga arbetet.

Ett bättre sätt att bedriva planering
Många organisationer börjar i allt större utsträckning gå ifrån att planera efter räkenskapsår och istället jobba mer med rullande prognoser. Planering kan ske 12-18 månader framåt i tiden och dessa prognoser uppdateras varje eller varannan månad. I dessa fall fokuserar man oftast på de stora posterna och släpper detaljplaneringen. För att stötta planeringsprocessen med rullande prognoser är det viktigt med ett IT-stöd som är enkelt, användarvänligt och som kan hjälpa till med optimeringen av det här arbetssättet.

Fördelar med rullande prognoser
Rullande prognoser med en kontinuerlig planering fördelar planeringsarbetet jämnt över året och därmed undviks det betungande arbetet som sker när budgetering görs årsvis. Förändringar i omvärlden kan tas i beaktande på ett snabbare sätt och det gör planeringen mer träffsäker och bättre kopplad till verkligt utfall. Med detta sätt att planera får man en större överblick över trender och säsongsvariationer. Det viktigaste av allt är att planeringen aldrig känns inaktuell och kan därmed användas för att få en bättre kontroll över vart organisationen är på väg och därmed styra verksamheten på ett betydligt bättre sätt.

Verksamhetsstyrningen blir agil!

Om du vill diskutera vidare kring hur ni kan skapa en agilare verksamhetsplanering med hjälp av rullande prognoser får du gärna kontakta mig genom att skicka ett email till  anna.frylen@advectas.se.

AnnaFrylén

Anna Frylén
anna.frylen@advectas.se
Jag heter Anna och jobbar som expertkonsult inom området Planning på Advectas i Stockholm. Jag har arbetat med implementeringar av kundanpassade planerings- och konsolideringslösningar från SAP och Microsoft i mer än 10 år. Projekten har omfattat projektledning, rådgivning, kravanalys, arkitektur, design, utveckling, konfigurering, rapportering och utbildning. På fritiden umgås jag gärna med familj och vänner samt försöker hinna med ett och annat träningspass.

Alla inlägg av Anna Frylén

Ta del av resultatet från Den svenska Business Intelligence- & Data Science-studien 2019

Ladda ner studien