Så halveras mängden kvittopapper på en månad – utan digitalisering

I kassan: ”Vill du ha kvittot?”

Jag: ”Nej tack, det behöver jag inte”. I samma stund som butikspersonalen knycklar ihop det och slänger det börjar jag fundera på varför det ens skrivs ut. Samma visa imorgon igen. Och i övermorgon.

Om du fick frågan att halvera Sveriges mängd papper som används till kvitton på max en månad utan att använda ordet digitalisering – hur skulle du då göra? Förresten, jobbar du med hållbarhet eller rent allmänt vill bidra till en bättre planet tycker jag verkligen du ska läsa till slutet.

Enklaste lösningen (att kvittona inte ens skrivs ut) verkar vara omöjligt att lösa. Jag tycker att du skulle sätta dig i ett rum med en inköpare, en person med Business Intelligence-kunskaper, en butiksanställd och en person som vill driva förändringar. Ge dem ett par kvitton, en överstrykningspenna och en sax var och sätt igång med tipsen nedan.

För att sätta problemet i sitt sammanhang med alla kvitton som skrivs ut helt i onödan kan vi börja med en analys i ett klassiskt stapeldiagram, på analogt vis. Jag samlade på mig tio kvitton från lite olika lunchrestauranger där samtliga kvitton innehåller 1-2 transaktioner och sorterade dem från längst till kortast. Som referens finns en tumstock och ett A4-papper i svart. Ungefär tre av de längsta kvittona får plats på ett A4.  Ett tips när man visualiserar information är att ha något att jämföra det med. I det här fallet valde jag ett A4-papper eftersom jag tror att alla läsare kan relatera till storleken. Genom att sortera det från stort till smått blir även jämförelsen enklare.

Jag valde att ta ett av de längsta kvittona för vidare analys. Kvittot är anonymiserat och innehåller ett påhittat bolag men antal tecken och placering är detsamma som ursprungskvittot.

Fråga 1 – Vad förstår en kund av ett kvitto egentligen? (Gröna på bilden).
Ett kvitto fungerar på samma sätt som en BI-lösning. Lär känna din målgrupp och vad de behöver och förstår. Är något otydligt och kräver extra uppmärksamhet?  Ett tips är att använda färgkodning för att lättare se vad som sticker ut. På ett kvitto finns det mycket text/siffror/koder som en vanlig kund troligtvis inte förstår, men som behövs på grund av lagkrav.

Fråga 2 – Finns det information som ligger dubbelt och inte tillför något? (Det röda på bilden).
Varför ska adress och telefonnummer finnas två gånger? Försök ta bort information som inte tillför användaren något. Även här fungerar det utmärkt med färgkodning.

Fråga 3 – Finns det mycket luft/mellanrum som inte tillför något? (Det röda på bilden).
Vårt mål är ju att minska mängden papper i kvittot och massa luft mellan rader bör inte ha högsta prioritet då. Ett smart tips kan vara att behålla mer luft där kunden förstår (det gröna) och minska det där kunden inte förstår (det röda). Varför ska något vara överdrivet lätt att läsa om man i princip aldrig läser det?

Originalkvittot finns kvar som referens och information som ligger dubbelt är borttagen samt massa onödiga tomma rader för luftighetens skull.

Fråga 4 – Kan viss information placeras smartare för att spara plats men ändå tillföra kunden exakt det den behöver?
I den gröna färgen finns före och efter bilder hur man kan arbeta med information för att spara plats. Ny död yta som skapas (det röda) kommer tas bort för att spara mer papper.  Som referens till en rapport/dashboard är det värt att organisera om informationen så det blir enkelt och tydligt för en användare. Information som inte ligger i fokus behöver inte vara lika perfekt placerat.

Fråga 5 – Vilken information vill du ge mindre fokus?
Sista tipset är att arbeta med fontstorleken. Kvittot innehåller ju en hel del information som en kund inte förstår. Måste den vara i lika stor stil eller kan vi förminska texten för att spara ytterligare plats? Jag skulle även gissa att en hel del av koderna inte heller behövs och kan tas bort. I följande bild gjorde jag inget åt denna idé och lät fontstorleken vara detsamma.

Så, i bilden nedan är originalkvittot kvar till vänster och det nya mer hållbara kvittot till höger. Med samma information som innan men den stora skillnaden att 60% av kvittot ”försvann”. Eller 60% mindre papper användes. Och tittar man på slutresultatet finns det fortfarande en hel del kvar att göra – med samma frågor som ovan. Agil iterativ kvittominimering.

Använder jag samma teknik på de ursprungliga tio kvittona kan jag ta bort allt mellan 30-70%. Denna teknik verkar ju fungera bra på restauranger men tänk dig att samma sak görs på ditt kvitto från matvaruaffären, klädbutiken eller egentligen vilket kvitto som helst?

En månad. Jag tror inte det krävs mer för att kapa hälften av allt kvittopapper. Helt plötsligt spar vi papper och bläck, färre träd huggs ner, färre transporter, mindre utsläpp, mindre sopor att bära, mer plats i plånboken, butikspersonal som kan ge service istället för att byta pappersrulle, mindre att återvinna, mindre för en kommun att bränna (det där med att spara skattepengar brukar ju vara populärt). Listan blir lång.

Sprid gärna detta blogginlägg till kvittoansvariga, kvittokodare, affärsutvecklare, hållbarhetsansvariga eller andra förändringsbenägna människor inom din organisation så kanske det blir verklighet också.

Och glöm inte att tipsen även fungerar i den digitala världen. Visst är det skönt när kvittot får plats utan att man måste scrolla?

Frågor? Kontakta mig gärna så bjuder jag på lunch. Ryktet går att God restaurang 1234 har nya minimala kvitton och rejält gott käk.

Lycka till med kvittominimerandet och planetskötandet

/Magnus Fälth

Magnus Fälth
Magnus.Falth@advectas.se
Jag som skriver heter Magnus Fälth och arbetar som konsult och kompetensområdesansvarig för Corporate Performance Management (budget och analys/rapport-lösningar) på Advectas. Jag är en social problemlösare som drivs av att göra kunders komplexa vardag enklare. Privat lirar jag gärna gura, kockar, snowboardar och spenderar hellre pengar på resor och upplevelser än på prylar.

Alla inlägg av Magnus Fälth

Så lyckas ni med er Self Service BI-resa

Läs broschyren här.