My Sandbox projekt i Tableau Server

När man implementerar Tableau Server som Self Service-plattform har man ofta kravet att användarna som ska skapa och publicera visualiseringar och dashboards ska ha ett sandlådeprojekt där man kan testa och experimentera med visualiseringarna innan de sätts i produktion. Ofta löser man detta genom att skapa projektrelaterade sandlådeprojekt i Tableau, t.ex. ”Sales Sandbox”, ”Finance Sandbox” eller ”HR Sandbox” där projektmedlemmarna kan spara och testa sina testvisualiseringar.

Ibland finns även kravet på personliga sandlådeprojekt där varje enskild användare i Tableau kan spara sina privata testvisualiseringar utan att någon annan kan se och komma åt dem. Att skapa enskilda projekt för varje användare kanske fungerar om man är några få användare som har det behovet, men är man många användare blir detta svårt administrativt och kostsamt att hantera. Det finns dock en elegant och enkel lösning på detta. Så här gör man:

Skapa ett projekt i Tableau Server som heter ”My Sandbox”. Sätt behörigheten på detta projekt så att ”All Users” har Publisher rättighet till projektet men ingen behörighet till Workbooks och Data Sources, se nedan.

Som ni ser så har nu user1 och user2 läs och skrivrättigheter på projektet men ingen övrig behörighet. Både user1 och user2 kommer att kunna spara workbooks i projektet men de kommer bara att kunna se sina egna workbooks som de har sparat och är ägare till. För användarna ser det alltså ut som My Sandbox är deras privata projekt. I exemplet nedan så har både user1 och user2 sparat varsin workbook i My Sandbox och så här ser det ut för respektive användare.

User1 vy av My Sandbox.

User2 vy av My Sandbox

För användarna user1 och user2 ser det nu ut som att man har sin egen privata sandlåda med bara sitt material i. Naturligtvis så kommer användaren admin som är Administratör i systemet att se allt som är sparat i My Sandbox.

Admin vy av My Sandbox

En liten liten sidoeffekt av att man faktiskt delar på projektmappen är dock att man inte kan spara en workbook med samma namn som någon annan användares workbook har som redan finns i My Sandbox. Tableau ger då ett meddelande om att byta namn på workbooken för att kunna spara den.

Det är dock ingen risk att någon workbook blir överskriven eftersom användarna inte har behörighet till någon annans workbook.

På detta enkla sätt kan alltså alla användare få tillgång till sin privata sandlåda med minimal administration!

BI- & Data Science Day - i år digitalt och helt kostnadsfritt!

Mer info & anmälan