Informationen från Budget- & Planeringsprocesserna – en guldgruva för digitalt beslutsfattande

Det pågår ett ständigt planeringsarbete i alla företag – olika planeringsaktiviteterna sker ofta i olika system inom olika delar av verksamheten. Troligtvis har ingen i bolaget vetskap om alla olika planeringsaktiviteter.
Överallt i företaget planeras det, långsiktigt, kortsiktigt, strategiskt eller taktiskt. Olika ansvarsområden har olika behov och använder därför olika verktyg och hjälpmedel, inte sällan Excell. Hur kan all tankemöda som läggs ner i planeringen tas till vara och skapa värde och transparens för andra delar av organisationen?

Navet – den centrala budget och prognosen:
• Ekonomi/finans driver oftast budget och prognos, CAPEX planering och likviditetsplanering. Denna planering utgör ofta navet i bolagets planeringsarbete och ligger till grund för den övergripande affärsplaneringen. Budgeten beslutas av styrelsen och ligger ofta till grund för chefers och medarbetares bonus.
• Den centrala budget- och prognosprocessen stödjs relativt ofta av ett budget- och planeringsverktyg, men det är inte helt ovanligt att processen görs i en hemmabyggd Excelmodell.

Exempel på planering på avdelningsnivå:

• HR gör headcountplaner, rapporterar utfall, prognostiserar bonusmodeller, planerar ”on boarding”, årliga löne- och ersättningsplanering och planer för hur man skall kunna behålla och utveckla rätt personal in en allt starkare konkurrens.
• Sälj gör löpande säljprognoser, territory och accountplaner och planerar/ändrar i bonussystem för att skapa så mycket effektivitet som möjligt i försäljningsarbetet.
• R&D gör sin program- och projektplanering ibland med vattenfallsmetoden men allt oftare agilt med korta sprintar. Hur påverkar det personalplaneringen?
• IT gör sin projektplanering och kapacitetsplanering för att möte verksamhetens krav på snabb och korrekt data. Vad ska t.ex. vara ”on premise” och vad ska vara i molnet?
• Ledningen gör planer och ”What if” scenarier över uppköp av bolag, nedläggningar, utökning av leveranskapacitet, byte av affärsmodell eller andra anpassningar av strategin för att kunna växa på en alltmer konkurrensutsatt och förändringsbenägen marknad.

Planeringen som görs på avdelningsnivå görs nästan uteslutande i Excel idag. Det centrala budgeterings- och planeringsverktyget stöttar inte dessa behov. Avdelningarna gör sina egna lösningar och knappar in resultatet på en aggregerad nivå i det centrala verktyget.

Detta arbetssättet är tveksamt ur flera synvinklar…

• Den är tidskrävande
• Information och data ligger i olika silos vilket innebär att den inte kan delas över avdelningsgränserna
• Det skapas många olika sanningar
• Felkällorna är stora och helt okontrollerade

Hur kan man jobba för att få en mer agil planeringsprocess? Låt det centrala budgeten och planeringsverktyget utgöra navet men länka de olika silosarna som avdelningarna behöver till det centrala navet. Då får ni central styrning av den mycket viktiga budget- och planeringsprocessen men ger avdelningarna möjlighet att vara agila och planera utifrån de behov de har i det dagliga arbetet.

 

Det finns nu systemlösningar som stödjer behovet av både central och agil planering. SAP’s Budget-och Planeringsverktyg heter – SAP Budget, Planning and Consolidation (BPC). BPC är ett bra verktyg för den centrala processen. Komplettera med SAP’s nya Analytics Cloud för att göra agila planeringsmodeller för alla tänkbara avdelningsbehov. Koppla Analytics Cloud mot BPC och använd data från BPC när det är relevant, komplettera med annan data och läs ner resultatet till BPC. I Analytics Cloud kan man dessutom göra prediktiva analyser och därmed få en trovärdigare prognos.
Innan ni köper nästa planeringsverktyg eller lägger tid på att utveckla nästa Excellö – gör en inventering. Se över vad ni har och börja fundera på vilka olika planeringsprocesser som utförs och på ett eller annat sätt tar emot eller skickar information till en annan. Jag tror att ni blir förvånade när vi upptäcker hur er planeringsmiljö ser ut idag!

Kom gärna förbi Advectas monter om du besöker ”SAPSA Impuls” i november, så berättar vi gärna mer! Info om ”SAPSA Impuls” hittar du här.

Vill du veta mer om SAP Analytics Cloud kan du läsa ett blogginlägg om detta genom att klicka här.

Hör gärna av dig till mig på kerstin.ollesson@advectas.se om du har några övriga frågor eller funderingar!