Hur lyckas man med prognostisering i utmanande tider?

Inom områden som ekonomisk planering och analys har vi pratat om behovet av snabbt föränderliga affärsmodeller i årtionden. Det var oljekrisen på 70-talet, finanskrisen i Sverige i början av 90-talet, IT-krisen i början av 2000-talet och finanskrisen 2008. Vid varje kris har kraven på en högre förändringstakt än tidigare varit påtaglig. När Coronaepidemin slog till  förändrades efterfrågan på varor och tjänster och för att inte tala om våra personliga beteende över en natt.

Under de senaste 20 åren har systemstöd för finansiella budget- och planeringslösningar implementerats i många organisationer. Systemen stödjer bland annat datainsamling, processkontroll, stöd för drivarabaserad planering och scenariohantering samt ”what if” analyser. De flesta systemen har tyvärr implementerats baserat på traditionell verksamhetsstyrning genom att bygga på konto- och kostnadsställen, vilket inte återspeglar affärsmodellen utan externa rapporteringskrav.

Hantera efterfrågan på snabbare och smidigare prognoserFör att hantera efterfrågan på snabbare och smidigare prognoser har vi parallellt  med nya mjukvarulösningar utvecklat koncept som rullande prognoser och scenariohantering. Många företag  har tyvärr inte en helhetssyn kring hur man ska arbeta med den finansiella planeringen, vilket har lett till att de allra flesta företag arbetar med ett lapptäcke av olika lösningar. Detta har bidragit till ett ökat användande av Excel för att klara ad hoc-frågor.

Från prediktiva prognoser till scenariomodelleringUnder de senaste åren har vi som arbetar inom verksamhetsstyrningsområdet pratat mycket om prediktiv prognos för att verkligen förbättra och förstärka prognosprocessen. När Covid-19-pandemin slog till, visade det sig att nästan alla behövde göra scenariermodellering istället. Att skapa prediktioner baserat på företagets historiska data fungerade inte när förutsättningarna förändrades drastiskt. IT-leverantörer som säljer finansiella planeringslösningar som en tjänst (SaaS) vittnar om en mycket kraftig ökning av användandet av deras kunders planeringslösningar. De noterade att mängden data i deras datacenter näst intill exploderade, då fler gjorde scenariomodellering ”on the fly”.  

Olika effekter av Covid-pandeminFöretag stötte på olika problem när de skulle börja analysera effekterna av Covid-pandemin. Nedan följer några uttalanden från CFOer på svenska företag, där de diskuterar hur de hanterade utmaningarna kring finansiell planering under de första faserna av Covid-pandemin.  I ett tillverkningsföretag sjönk efterfrågan först med 30%  i mars/april jämfört med förgående år för att sedan öka med 25% från och med maj. Konsekvenserna för supply chain, kassaflödet och personalen var extrema. Budgeten för 2020 var omedelbart föråldrad och det enda sättet att hantera verksamheten var att bygga scenarier och frekvent göra prognoser för att kunna stödja kravet på ett mycket snabbt beslutsfattande. CFO’n säger att de har gjort scenariomodellering tidigare men de har varit en skrivbordsövning. Nu ser de verkligen fördelen med ”what if”–scenarier och modellering för att kunna agera snabbare och agilt. En CFO på ett annat tillverkningsföretag är glad över att de valde att gå från budget till prognoser för några år sedan. De bygger scenarier och kan använda olika scenarier som är förbyggda genom att trycka på en knapp.  

Det fanns ingen tid att bygga ekonomiska planeringslösningar när Covid19 väl slog till. Vi måste nu lära oss av erfarenheten och diskutera, planera och bygga robusta lösningar som speglar affärsmodellerna, är drivarbaserade och agila. Vi behöver stå starkare inför framtidens utmaningar. Det handlar om transparens i affärsmodellen, ledningens engagemang och ett modernt, skalbart och smidigt systemstöd. Börja i det lilla, exempelvis i en division, få feedback, lär er som en organisation och våga expandera. Vill du diskutera vidare kring hur ni kan komma igång med prognostisering? Då får du gärna kontakta mig genom att skicka ett email till kerstin.ollesson@advectas.se

kerstin ollesson

Kerstin Ollesson
kerstin.ollesson@advectas.se
Jag som skriver detta heter Kerstin Ollesson. Jag är ansvarig för Advectas kunderbjudande till CFO Office dvs budget/planering, koncernrapportering och disclosure management. Min bakgrund är inom verksamhetsstyrning och beslutsstöd från både linjen, konsultbolag och mjukvarubranschen.

Alla inlägg av Kerstin Ollesson

Missade du BI & DS Day 2020? Ingen fara!

Ta del av inspelningarna från dagen