Budget och planering

Hur får man ut mer av budget och planeringsarbetet – på alla nivåer i bolaget?

Bolag har arbetat och styrt sin verksamhet med stöd av en budget sedan 1920-talet. Är det inte dags att fundera över hur vi arbetar i processen och vad vi får ut för resultat?

 

Det klassiska sättet att budgetera
Det klassiska sättet att budgetera bygger ofta på dimensionerna konto/kostnadsställe och är baserad på räkenskapsår. Ibland används dimensionerna kund/produkt för att bättre kunna planera och följa företagets försäljning samt kostnader relaterade till denna. En klassisk budget byggs ofta bottom-up, från respektive kostnadsställe och summeras sedan enligt företagets/koncernens hierarkiska organisationsstruktur. Budgetarbetet är ofta arbetsintensivt och merparten av tiden går åt till att samla ihop siffror för att fylla i de budgetvärden som man sedan är ansvarig för under nästkommande år. Budgeten resulterar ofta i en resultaträkning där intäkter och kostnader för budget kan jämföras med utfall för ett kostnadsställe eller för organisationen som helhet. 

Brister med årsbudget efter kontoplan
Att budgetera efter kontoplanen ger i regel inte nytta för större delen av verksamheten. Inom en försäljningsavdelning är antal sålda enheter och priser viktigare medan man inom R&D tittar mer på projekt som sällan följer räkenskapsårets start och slut. Samtliga avdelningar behöver ha ett bra stöd när det gäller personalplanering med antal FTE:er och Headcount samt kostnader relaterade till detta. Att budgetera efter kontoplanen stöttar inte verksamheten och leder till att egna budgetmallar, i regel i Excel, tas fram av individer på de olika avdelningarna där budgeteringen sker och sedan räknas om för att kunna registreras i den gemensamma kontobudgeten. Inte sällan är detta sätt att arbeta med planering både tidskrävande, administrationstungt och skapar frustration i organisationen.

Ett bättre sätt att bedriva planering
Fler och fler organisationer börjar använda sig av drivarbaserad planering. Att planera försäljningsintäkterna genom att räkna med antal och pris samt att låta kostnad för såld vara räknas ut på motsvarande sätt eller att låta vissa personalrelaterade kostnader räknas ut genom beräkning av antal FTE:er eller Headcount och en schablonkostnad har blivit allt vanligare. Denna typ av planering kan med fördel nyttja organisationens befintliga nyckeltal som bas för beräkning eller som jämförelse. Ett exempel kan vara att marginalprocenten för den totala försäljningen är satt som ett mål på övergripande nivå. När försäljningen sedan planeras av säljaren/försäljningschefen finns ett fokus att sälja mer av de produkter som har en god marginal för att uppnå det satta målet för marginalprocent. Ett annat exempel där schablonberäkning med fördel kan användas är personalrelaterade kostnader såsom mobiltelefon, friskvårdsbidrag och datorkostnader där dessa kostnader kan genereras baserat på antal anställda.

Fördelar med drivarbaserad planering
Att basera budgeten på intäkts- och kostnadsdrivare snabbar upp planeringsprocessen och ger den ansvarige goda förutsättningar att arbeta med simuleringar och olika scenarier såsom best case, worst case etc. Den som planerar får ett betydligt bättre stöd då många värden kan populeras genom att använda schablonberäkningar. Den som planerar kan fokusera på de intäkter/kostnader som är påverkbara och kan på ett enkelt sätt se att den planering som görs når önskade värden i form av nyckeltal eller satta mål. Därmed blir planeringsarbetet mindre administrationstungt, betydligt snabbare och mer tid kan läggas på analys och uppföljning på alla nivåer i bolaget.

 

Om du har några frågor kring inlägget eller effektiviseringar av budget- och planeringsarbetet i stort får du gärna kontakta mig genom att skicka ett email till anna.frylen@advectas.se.

AnnaFrylén

Anna Frylén
anna.frylen@advectas.se
Jag heter Anna och jobbar som expertkonsult inom området Planning på Advectas i Stockholm. Jag har arbetat med implementeringar av kundanpassade planerings- och konsolideringslösningar från SAP och Microsoft i mer än 10 år. Projekten har omfattat projektledning, rådgivning, kravanalys, arkitektur, design, utveckling, konfigurering, rapportering och utbildning. På fritiden umgås jag gärna med familj och vänner samt försöker hinna med ett och annat träningspass.

Alla inlägg av Anna Frylén

Vill du veta mer om affärsutveckling och verksamhetsoptimering med Data Science?

Läs vår broschyr ”Från BI till AI”.