Dribbla inte bort innehållet av siffrorna i rapporteringen

Tänk dig en allsvenska i fotboll som bara rapporterar en gång i månaden, där alla spelade matcher och lagens poäng summeras och jämförs med liknande läge för ett år sen på totalnivå. Den här månaden har det spelats 40 matcher som gett 96 poäng jämfört med 88 föregående år av 120 möjliga. Hur kul hade det varit att följa? Vem leder egentligen, hur ser resultatet ut för mitt lag? Vilka ligger sist? Kan mitt lag avancera om de vinner nästa match? Hur många matcher är det kvar att spela?

Ungefär så är det med den månatliga ekonomiska rapporteringen i många företag. Ekonomiavdelningen ”stänger månaden” och skickar ut ett antal aggregerade resultaträkningar till organisationen. Problemet är att de inte innehåller någon information om hur det går för ”mina” kunder, produkter eller tjänster, dvs mitt lag! Det är en summering över månadens alla transaktioner där de ”objekt” som genererat dessa är avidentifierade. Vi tar bara in konteringssträngen till resultatrapporteringen och där saknas avgörande information. Det väcker fler frågor än det ger svar!

Varför fortsätter vi att hantera den informationskälla vi har i våra underliggande system på detta sätt? Istället för att fokusera på att skapa rapporter med innehåll som betyder något för mottagaren så tror vi att de blir nöjdare om vi kan leverera rapporten på 5 dagar efter ”stängning” istället för på dag 7. Ingen blir gladare av att veta att det blev totalt 90 poäng denna månad mot 85 föregående månad, men 2 dagar snabbare!

Vi borde kunna leverera rapporter som visar nettoresultatet per kund och produkt/tjänst för informationen finns i våra system. Hur nettoresultatet ser ut just nu och över tid, från det att kunden blev kund, produkten/tjänsten lanserades, till hur det ser ut just nu. En motsvarighet till den Allsvenska tabellen och en Maratontabell som visar hur det gått över tiden där man klart och tydligt ser placeringen av alla lagen. Vi behöver följa nettoresultatet i produkt och kundlivscyklar.

Vi borde även förse organisationen med rätt KPI:er/nyckeltal som visar på trenden och vad ett troligt framtida utfall kan bli om vi gör rätt saker. Jämför med fotbollen igen. Där följer man gjorda mål, insläppta mål, målskillnad, antal gula/röda kort, skador/avstängningar på spelare, skillnader i poängutfall mellan hemma och borta matcher. Tränare och ledare har tillgång till varje individs spelade minuter, löpmeter, antal passningar och skott. De anpassar varje spelares träningsupplägg för att öka prestationsmöjligheterna med hjälp av den data de har tillgänglig om varje individ. Allt från puls, styrka, snabbhet, kosthållning och annat som påverkar prestationen. Utifrån detta och analyser av motståndare anpassas spelsystem och matchplaner. På motsvarande sätt kan vi tydliggöra vilka intäkter och kostnader som varje kund, produkt/tjänst genererar och tar i anspråk för att anpassa vår strategi, taktik och genomförande för att nå våra mål.

Många företag behandlar sin egna data som om de spelade i korpserien. Det är hög tid för ”the CFO Office” att komma in i matchen och leverera datadrivna insikter som betyder något för linjeorganisationen så att de får möjlighet att trimma laget för att öka prestationerna på spelplanen/marknaden. De behöver faktiskt få veta om det är en bra affär att sälja just den produkten/tjänsten till just den kunden till just det priset. Får vi ihop nettoresultatet på just den affären när vi dragit bort alla kostnader vi har för att leverera just den affären? Vad kan vi göra för att säkerställa att affären blir lönsam på sista raden? Börja med att ta fram underlagen, för informationen finns i era system! Den Allsvenska tabellen uppdateras i realtid under varje pågående match och jag kan följa mitt lags placering över tid oavsett vilken tidpunkt på månaden det är.

Action att göra!

Steg 1 (här och nu): Se till att den ekonomiska rapporteringen per månad innehåller information om nettoresultatet på era kunder, produkter/tjänster. Det räcker inte med att rapportera halvtidsresultat (bruttovinst), det är slutresultatet som räknas (nettoresultatet)! Men vi kan leva med att få det en gång i månaden så länge.

Steg 2 (på lite längre sikt): Ställ in era tankar på att nettoresultatet i framtiden kommer att behöva finnas tillgängligt på detaljerad nivå i realtid och att vi inte behöver ”stänga månaden”. Vad innebär det för ekonomifunktionen, kraven på kompetens, hur ser våra arbetssätt och processer ut, vilka systeminvesteringar behöver göras för att komma dit?

Hör av er till oss på Capgemini Insights & Data för att anlita en hjälptränare som utmanar er att bli ert bästa lag!

Lars Rosengren
lars.rosengren@capgemini.com
Lars har arbetat med förändringsledning inom CFO Office under +25 år i olika roller. Som Head of Advisory Services, Rådgivningschef, Managementkonsult, Sales Area Manager, Business Controller. Lars fokus är hela tiden att implementera strategi på bästa sätt i verksamheten för att uppnå affärsnytta utifrån CFO Office perspektiv. Lars arbetar med att sätta fokus på bakomliggande faktorer som genererar tillväxt, lönsamhet och kapitaleffektivitet för att öka ägarvärde. Nyckeln till framgångsrika förändringsprojekt är att våga tänka nytt för att hitta bättre arbetssätt som nyttjar modern teknik och kunskaper. Sina erfarenheter har Lars skaffat tillsammans med kundernas projektmedlemmar och kollegor från +100 förändringsprojekt och har därför stor erfarenhet av vad som fungerar bra/mindre bra i praktiken.

Alla inlägg av Lars Rosengren