Därför har kommuner svårt att få till bra beslutsstöd

Under mina år som konsult har jag arbetat med runt 45 olika kommuner där jag drivit projekt inom digitalisering samt styrning och ledningsfrågor, hållit i workshops och genomfört intervjuer. Jag har fått upp ögonen för hur kommuner styr sin organisation via valda strategier, vilka processer och organisationsstrukturer man har implementerat samt utmaningarna det lett till. Ta del av mina samlade erfarenheter och förslag på lösningar i detta och kommande blogginlägg.

Inom en kommun finns många olika utmaningar när det kommer till att effektivisera sina beslutsprocesser. Det är också något jag verkligen brinner för, att på djupet förstå en verksamhets unika behov och förutsättningar och utifrån det ta fram rätt uppsättning verktyg, metoder och kompetens.

I detta inlägg kommer jag att fokusera på två grundläggande faktorer som i många fall sätter käppar i hjulet för ett effektivt beslutsfattande, nämligen bristen på tillgång till samlad data, samt förståelsen och kunskapen om sin data.

Saknad tillgång till samlad dataHos en kommun idag har man flera olika system med en mängd olika data. En del finns inom gemensamma system, såsom ekonomi, HR och inköp. Men man har också verksamhetspecifika system inom skola, vård- och omsorg, samhällsbyggnad med flera. Problematiken uppstår när vi vill göra en analys på ett nyckeltal där vi till exempel behöver data från både ekonomisystemet och skolans verksamhetsspecifika system. Ofta talar inte de här systemen med varandra och det krävs i många fall en manuell process för att sammanställa det underlag man behöver. Troligen en export av data till Excel för att där göra en del beräkningar och visualisera det i form av ett diagram som används till analyser som sedan presenteras för en förälder, politiker eller en elev. Detta är en väldigt tidskrävande process och det finns risk för fel i datan på grund av den manuella hanteringen samt att känslig data riskerar att exponeras ut i organisationen.

För att skapa förutsättningar för en bra analys behöver man först se över alla olika system man har och se hur dessa kan börja prata med varandra. Med andra ord, se till så att man enkelt och snabbt kan hämta data från olika system, tvätta den och göra den klar för analys. Detta sker i ett s.k. datalager och är kärnan i en analyslösning. Först därefter är informationen kvalitetssäkrad och klar för analys och visualisering. Tidsaspekten är viktig, att kapa tiden det tar att sammanställa datan så att den är klar för analysen är ett viktigt steg på vägen mot att bli en effektiv och datadriven organisation.

Det finns många olika slutanvändarverktyg, såsom Qlikview (eller Sense) och Power BI, alla med sina för-och nackdelar. Jag kommer att berätta mer om specifika verktyg i ett separat blogginlägg.

Att samla data kan även möjliggöra förutsättningar för framtida förbättringar – ett exempel på en sådan förbättring är hur E-Psykiatrienheten i Västra Götalandsregionen fick bättre utskrivningsbeslut genom att prediktera vilka patienter som snart skulle återinskrivas om de skrevs ut. Denna lösning resulterade i att återinskrivningsrisken minimerades, kostnader reducerades för sjukvårdssystemet samt att man fick insikter i vilka faktorer som påverkade patienternas återinskrivningsrisk. Läs mer om detta via länken till vårt kundcase bättre utskrivningsbeslut med maskininlärning.

För att komma igång med att samla data brukar vi tillsammans med kunden ofta göra en så kallad hälsokontroll. Detta för att snabbt få en osminkad och objektiv bild av kundens befintliga system. Vi utgår från verksamhetens behov och ger förslag på handlingsplan för att komma igång med att samla den data som behövs för att göra bra analyser.

Saknad kunskap och förståelse för hur man tolkar sin data I många fall har en stödfunktion tagit fram underlag för exempelvis en rektor som skall analysera dess innehåll. Det kan handla om att få insikt i huruvida man ligger bra till inom ett specifikt område eller utvärdera om initiativ för förbättring behöver tas. Oftast så har tyvärr personen som skall analysera datan inte tillräcklig kunskap om den vilket kan leda till fel slutsatser. Inom analytics-världen kallar vi detta området för Data Literacy (förmågan att läsa, skriva och kommunicera data i ett sammanhang)

Data Literacy är en kritisk komponent när man har samlat ihop sin data. För att organisationen skall kunna dra rätt slutsatser, ta fram nya analyser samt genomföra relevanta förbättringar så är det viktigt att man utbildar dem som skall analysera sin data så man förstår var den kommer ifrån, hur den är definierad och hänger ihop med övrig data.

Några tips för att sprida och öka kunskapen om sin data:

  • Börja med att sätta en gemensam plan för att förstå begrepp, definitioner, metoder och koncept som är centrala för den verksamhet man är verksam i.
  • Sprid den kunskap som tagits fram och implementera utbildningar och coachning inom organisationen. Detta bidrar i sin tur till att alla kan förstå vad ett visst mätetal/KPI eller resultat betyder, vilken verksamhetsnytta dessa data har och vad ett visst resultat innebär. Något som är en förutsättning för att kunna identifiera vilka åtgärder som sedan behöver vidtas.
  • Låt ledare gå före och visa vad det innebär att fatta datadrivna beslut.

Vill du få ännu mer kunskap om Data Literacy och vad det innebär kan du följa länken till vårt blogginlägg, vad är Data Literacy?.

Har du ett annat perspektiv på hur man får till bra analyser eller vill bolla lite frågeställningar kring förutsättningar för att skapa bra beslutsstöd? Tveka då inte att höra av dig, jag är väldigt nyfiken på vad som försiggår i er kloka huvuden.

Och missa inte att fortsätta följa min bloggserie om utmaningar inom kommun och landsting när det kommer till att kvalitetssäkra information, analysera och effektivisera beslutsfattande.

David Bernhardsson
david.bernhardsson@capgemini.com
David Bernhardsson arbetar som senior konsult och projektledare på Advectas i Göteborg. David har stor erfarenhet från offentlig sektor och privat sektor där han har jobbat med digitalisering, styrning och ledningsfrågor samt företagsförvärv.

Alla inlägg av David Bernhardsson