Client: Elfa

En helhetlig løsning å vokse videre i

Elfa

Elfa har fått bedre kontroll på sin virksomhet og de kan i dag stole på tallene i sine rapporter. Etter implementering av en felles og helhetlig løsning for rapportering og budsjettering har de oppnådd økt kvalitet og bedre kontroll på virksomheten.

Om Elfa

Elfa er et svensk foretak som ble etablert i 1948. I dag har de nærmere 600 ansatte, med kontor i Sverige, Danmark, Norge, Finland, Frankrike, Polen og Tyskland. Elfa tilbyr smarte, måltilpassede og holdbare oppbevaringsløsninger i skandinavisk design, og bidrar til å forenkle hverdagen på nye og innovative måter. Elfa selger produkter til alle deler av hjemmet – fra kjøkkenet og soverommet, til garasjen og boden.

Elfa har siden 1999 vært eid av The Container Store, den største detaljhandelskjeden i USA i segmentet oppbevaring. The Container Store er børsnotert på NYSE. Morselskapet i Elfa-konsernet rr Elfa International AB, og hovedkontoret ligger i Malmø. I konsernets varemerkeportefølje inngår Elfa og Lumi. Virksomheten består i dag av 10 selskaper, 4 produksjonsselskap og 6 salgsselskap, alle er lokalisert i  Europa.

Excel ble tidligere brukt til budsjettering, prognostisering og oppfølging

Utallige Excel-ark sirkulerte i organisasjonen, og alle jobbet på ulike måter, hvilket resulterte i en del feil og merarbeid. Investeringene som ble gjennomført, syntes oftest som totalsummer. De hadde ingen felles struktur for konto- og kostnadssted, eller budsjett på kunde- og gruppenivå. Det gjorde det vanskelig å foreta detaljert oppfølging. Men med nye eiere kom også nye krav. Elfa eies av et amerikansk børsnotert selskap, og eierne har høye krav på regnskapskontroll og rapportering (SOX). Elfa har de siste årene gradvis gått fra et ganske enkelt nivå til å ha svært god kontroll, og kan i dag forutsi utfall på en helt ny måte.

Når Elfa valgte å satse på TM1 hadde de allerede Cognos BI og Cognos Controller. De så også på andre systemer, men valget falt på TM1.. De ønsket en modell der de kunne jobbe mer driftsorientert, siden mange av de som bidrar i budsjettprosessen ikke er økonomer.

Advectas har hjulpet Elfa med å bygge deres datalager, Cognos BI-løsning samt en budsjett- og prognoseløsning i Cognos TM1. Elfa har i dag en helhetsløsning basert på IBM Cognos produkter som de har oppgradert til den siste versjonen av Analytics. Alle 10 selskap i konsernet kjører i dag M3 som ERP system, og gjennom felles datalager vaskes og bearbeides all data.  Med hjelp av TM1 har de fått god kontroll på sin prognostisering og budsjettering. Dette sier de er et stort løft. Gjennom implementeringen av TM1 har de fått en bedre budsjett- og prognoseprosess, der alle utfører oppgavene på samme måte.

 

Hvordan ble prosjektet gjennomført?

De som stod for selve eierskapet av løsningen hos Elfa var tre controllere, en systemeier samt en utvikler som bygde rapporter og supporterte selskapets brukere av Business Intelligence. BI løsningen var eid av Group Finance, og ikke av IT-avdelingen. Den tekniske delen hadde IT ansvar for. Denne oppgavefordelingen er gjort med tanke på å sikre best mulig brukervennlighet og brukerinvolvering.

I dag bidrar cirka 80 personer med budsjett- og prognosearbeidet. Det arbeides hele tiden med å øke bevisstheten blant de ansatte rundt Self-Service BI.

Implementeringen av de nye løsningene har blitt gjort trinnvis. De startet med en salgsmodell der de fokuserte på kunder og produkter, og etablering av et tradisjonelt resultatbudsjett. Etter det har de komplettert og bygd en modell for ansatte med definisjon av roller og tilhørighet i organisasjonen. Et ytterligere steg er å få bedre kontroll på investeringer, og det bygges nå nye modeller i TM1. Neste steg blir oppfølging og måling mot budsjett.

Per i dag laster de data fra M3 til TM1 to ganger per døgn. Dette har medført at de kan se hvordan de ligger an mot budsjett, og at de kan gjøre dybdeanalyser på for eksempel kunde/produkt miks. Målet har vært å få alle selskapsenheter til å holde seg til samme retningslinjer og struktur.

Ny arbeidsmåte, mer samhandling

Den nye felles arbeidsmåten har blitt positivt mottatt av organisasjonen, og er nå et verdsatt tilskudd i arbeidsdagen. I dag arbeider alle på samme måte,  hvilket har bidratt til betydelig bedre kommunikasjon mellom selskapene.  Alle opplever at de har fått bedre hjelp i sitt arbeid, og bedre systemstøtte. Det har også bidratt til bedre kontroll, kvaliteten på arbeidet er høyere, og løpende rapportering er av vesentlig høyere kvalitet.

De kortsiktige effektene etter implementering var et felles system som tok de bort fra det manuelle arbeidet i Excel. Mer langsiktige effekter er at de har fått helt nye oppfølgingsmuligheter. I dag kan de følge opp trender og hva de fører med seg, samt se tilbake på historikk, og langsiktige utviklingstrekk.

Suksesskriterier fra Elfa

Elfa mener at det er svært viktig å ha målbildet klart fra starten, slik at alle vet hvor reisen går. Det skaper forståelse og involvering. Videre har det vært avgjørende viktig å bryte ned prosjektet til delprosjekter med konkrete delmål. Det skaper suksessopplevelser underveis. Sluttbrukerinvolvering er  også en avgjørende en faktor som skaper forankring og operativ kompetanse.

Elfa anbefaler

  • Start med et tydelig eierskap der man involverer interne ressurser, og sluttbrukerne må involveres tidlig i prosessen.
  • Å validere & kvalitetssikre data tar tid, så ta høyde for det. Det er viktig å både prioritere og fokusere på et område av gangen, ellers er risikoen stor for at man tar sig vann over hodet. Del opp prosjektet, definer delprosjekter med tilhørende delmål på veien til selve hovedmålet.
  • Sørg for tå koble inn kompetente og tilgjengelige konsulenter som kompletterer og styrker teamet. Det er viktig å kvalitetssikret grunndata fra starten av, så sørg for at det er avsatt tid og ressurser til det.
  • Viktigst av alt, før prosjektet initieres, er å ha et forankret og tydelig målbilde.

Viktige suksessfaktorer

Elfa mener at det er svært viktig å ha målbildet klart fra starten, slik at alle vet hvor reisen går. Det skaper forståelse og involvering. Videre har det vært avgjørende viktig å bryte ned prosjektet til delprosjekter med konkrete delmål. Det skaper suksessopplevelser underveis. Sluttbrukerinvolvering er  også en avgjørende en faktor som skaper forankring og operativ kompetanse.