Client: ELFA DK

En KOMPLET LØSNING TIL AT VOKSE VIDERE I

ELFA

Elfa har fået bedre kontrol med sine aktiviteter, og i dag kan de regne med tallene i deres rapporter. Gennem indførelsen af en fælles overordnet løsning inden for rapportering og budgettering ser vi, at vi i dag har øget kvalitet og fået bedre kontrol med vores aktiviteter.

 

OM ELFA

Elfa er et svensk firma, der startede i 1948. I dag har de næsten 600 ansatte med kontorer i Sverige, Danmark, Norge, Finland, Frankrig, Polen og Tyskland. Elfa tilbyder smarte, skræddersyede og holdbare opbevaringsløsninger i skandinavisk design og hjælper med at forenkle hverdagen på nye innovative måder. De sælger produkter til alle dele af hjemmet – fra køkkenet og soveværelset til garagen og opbevaringsområdet.

BRUGTE TIDLIGERE EXCEL TIL DERES BUDGET, FORECAST OG OPFØLGNINGSPROCES

Utallige Excel-ark sendes rundt i hele organisationen, og alle arbejdede forskelligt, hvilket resulterede i en del fejl og mere arbejde. Investeringerne blev hovedsagelig set som engangsbeløb. De havde ikke en fælles struktur for konto og cost center eller budget på kunde- og gruppe niveau, og det gjorde det svært at grave i dybden af ​​opfølgningen. Med de nye ejere blev kravene rejst, Elfa ejes af et amerikansk børsnoteret selskab i USA, og ejerne har høje regnskabsstandarder (f.eks. SOX). Elfa er de sidste par år gradvis gået fra et ganske enkelt niveau, til at have et rigtig god kontrol og kan i dag forudsige resultater på en helt ny måde.

Da Elfa valgte at satse på TM1, havde de allerede Cognos BI og Cognos Controller. De så også på andre systemer, men valget faldt på TM1, da de ville have noget kraftigt at vokse videre med. De ønskede en model, hvor de kunne arbejde mere ejerdrevet, da de der bidrager til et budget, ikke altid er økonomer. Et andet ønske var, at de kunne arbejde mere brugervenligt.

I dag bruger de TM1 til opfølgninger, og de følger mere op  i den. regnskab. De ansvarlige for omkostningerne kan følge deres omkostninger hver dag, når faktoren lander. Deres ide om at komme i gang med Cognos Analytics er at kunne gøre endnu flere opfølgninger baseret på information fra TM1.

Advectas har hjulpet Elfa til at opbygge deres Data Warehouse og Cognos BI-løsning samt en budget og forecast løsning i Cognos TM1. Elfa har i dag en omfattende løsning baseret på IBM Cognos-produkter, som de har opgraderet til den nyeste version af Analytics. Alle koncernens 10 virksomheder bruger i dag M3 som et forretningssystem, og via det fælles Data Warehouse vaskes og beregnes alle data. Med hjælp fra TM1 har de fået et godt overblik over deres forecast og budgettering, hvilket ifølge dem er et rigtig stort løftestang. Gennem implementeringen af ​​TM1 har de modtaget en bedre budget forecastingsproces, hvor alle gør det samme. Det er ejerbaseret med en salgsmodel (på kundeniveau) og model for medarbejdere (lønninger, ydelser og lignende), som alle lander i et konsolideret budget til slut. Det betyder, at de har fået en bedre præcision i deres budget forecast, og alle gør det ens. De syntes selv, at dette er blevet en god og effektiv rutine, som de gør 4 gange om året, tallene kan også sammenlignes med de tal, de modtager fra forretningssystemet.

Elfa mener, at Cognos TM1 er et system med stort potentiale, og nogle af grundene til, at de valgte dette system var, at det var internationalt, og at der ikke var nogen sprogbegrænsninger, og at det hele tiden udvikles af IBM. De er ikke stødt på noget, der har ikke været muligt at løse, og mener at systemet er fleksibelt og brugervenligt at arbejde i. Da det var tid til at lancere det i organisationen, så blev de uddannet, det  blev godt modtaget og har ikke krævet meget support, da de gik igang. De har heller ikke haft nogen begrænsninger i systemet hidtil, og de er helt sikre på, at brugen og fordelene vil stige i fremtiden.

HVORDAN DE IGANG MED PROJEKTET?

De der står for ejerskab af løsningen hos Elfa, er tre controllere og en system manager, samt en udvikler der bygger rapporter og supporterer virksomhedens brugere af Business Intelligence, det er ejet af Group Finance og ikke it-afdelingen. Den tekniske del er it-afdelingen og konsulenter ansvarlig for. De har opdelt det på denne måde for at udvikle brugervenlighed på en god måde.

I dag er de næsten 80 personer, der bidrager til budgetter og forecast i systemet (budget forecasting), og de stræber efter at udvikle Self-Service BI tanken hos medarbejdere, og at det skal være lettere for dem at lave deres egne analyser og vende og dreje data .

Implementering af de nye løsninger er gjort trin for trin med forskellige delprojekter og modeller. De startede med en salgsmodel, hvor de fokuserede på kunder og produkter og etablerede et traditionelt resultatsbudget. Derefter har de gennemført og opbygget en model for ansatte med en del der vedrør arbejdere og en anden del funtionærer. Et yderligere skridt er at få et overblik over investeringer, og de bygger nu nye modeller i TM1. Det næste trin vil være opfølgning og resultat mod budgettet. De har også bygget en række rapporter.

NYT ARBEJDSMÅDE

Den nye fælles arbejdsmåde er blevet positivt modtaget af organisationen, og er nu et populært redskab i det daglige arbejde. I dag arbejder alle på samme måde, hvilket har bidraget til en betydelig bedre kommunikation mellem virksomhederne. Nu går alle ind og arbejder på samme måde og på samme sted i det fælles system. Alle føler, at de har fået bedre hjælp  i deres arbejde med support fra systemet. Det har også bidraget til bedre kontrol, selv kvaliteten af ​​arbejdet og rapporterne er blevet radikalt øget. De siger, at det er ligesom nat og dag efter introduktionen af ​​de nye værktøjer.

Da de indkøbte TM1, så forstod de ikke hvor stærkt systemet var, nu bruges dagligt af virksomhedens afdelingschefer, der følger op på, hvad der sker i virksomheden. Som følge heraf er de blevet mere ansvarlige, da de både tilføjer og følger op med deres egne budgetter.

Målet var at få en hurtigere, mere effektiv og sikrere budget forecast-proces. I dag har de en standardiseret struktur på alt, de ved, at alle arbejder på samme måde, og det ikke er muligt at ændre strukturen. Før de brugte Excel ark som for omkring og alle gjorde på forskellige måder. De regner for eksempel ferie og kørselsgodgørelse på samme måde, og de har fået en langt mere effektiv opfølgning. Det var målet at få en mere effektiv og standardiseret arbejdsmetode. Elfa har gået fra et relativt enkelt niveau, til at have rigtig god kontrol og kan nu forudsige resultater på en helt ny måde.

De kortsigtede effekter efter en hurtig implementering var et fælles system, der tog dem væk fra det manuelle arbejde i Excel. Flere langsigtede virkninger er, at de har haft helt nye opfølgningsmuligheder. I dag kan de følge tendenser og hvad disse bringer med sig og se tilbage på historikken, dette fører til gode analytiske muligheder og grundlaget for at træffe bedre og mere gennemtænkte beslutninger.

SUCCESFAKTORER IFØLGE ELFA

Elfa kørte projektet gradvis med forskellige delprojekter, de tog del for del og ikke alt på én gang, selvom de havde et klart endelig mål fra starten. De begyndte med det, der var mest presserende og har efterfølgende bygget videre op gennem forskellige delprojekter. Det er blevet drevet af forretningen og ikke it, hvilket har gjort ejerne mere involverede gennem de forskellige dele af processen. Således bliver slutresultatet ikke kun et system, men en proces og en løsning hvor systemet er selve hjælpen, da de ønskede at få en bedre proces med hensyn til budget forecast-flow.

ELFA  ANBEFALER

  • Arbejd udfra et klart ejerskab, der involverer interne ressourcer og at på et tidligt stadium involverer slutbrugere.
  • At validere data tager tid, så tag højde for dette. Det er vigtigt at prioritere og fokusere på et område ad gangen, ellers er risikoen for at man står til vand over hovedet . Derefter opdele det endelige mål i delprojekter og delmål.
  • Sørg for at involvere kompetente og tilgængelige konsulenter, der supplerer og styrker holdet. Det er vigtigt at have de grundlæggende data fra begyndelsen, så angiv tid til dette.
  • Vigtigst af alt før mang går i gang med sit projekt, er at have et forankret og klart og tydeligt målbillede. Så man ikke mister sig selv i løbet af projektet.

DEN Største SUCCESFAKTOR

Ved at give dem mulighed for at tage en smule ad gangen, har de samlet det endelige mål i undermål og delprojekter, der betragtes som den største succesfaktor i projektet. De finder det også vigtigt at have hele billedet klar før de starter, så man ved, hvor de skal hen og tage det trin for trin, så man kan holde fokus og motivation op. De anser det for vigtigt at have en klar ejer og at have repræsentanter fra brugerne i projektet, så man forstår hvordan det virker i praksis ellers er risikoen stor, at det kun bliver et teoretisk system.

nOGLE AF VORES ANDRE KUNDER

FÆLLES LØSNING TIL BUDGET OG RAPPORTERING
Mer om uppdraget
uDLEJNINGS SPECIALISTEN cRAMO IMPLEMENTERER FÆLLES bi-LØSNING
Mer om uppdraget
BEDRE INDSIGT I KUNDERENS ADfærd Har FØRT TIL skræddersyede oplysninger
Mer om uppdraget
reducerede OMKOSTNINGER OG BEDRE AFGØRELSER Hos APOTEKET MED SELFSERVICE BI
Mer om uppdraget
FÆLLES OPFØLGNING OG ANALYSE SAMLER KGH cUSTOMS
Mer om uppdraget